Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исправление учета по НДФЛ (Бухгалтерия предприятия)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату?
Ошибки в уведомлениях на уплату налогов – обращать ли на них внимание?
Надо заметить, что подобные ситуации не так уж и редки. Неточно рассчитанные суммы налогов (завышенные, заниженные) начисляются по разным причинам. Например, из-за банального технического сбоя, устаревших данных и даже при совпадении персональных данных собственников. Возможно, что в уведомлении попросту не учли положенные льготы, неверно указали кадастровую стоимость участка земли либо важные характеристики авто. На все это нужно обращать внимание и тут же реагировать.
Гораздо хуже обстоит ситуация, когда начислили меньше, чем на самом деле положено. ИФНС, обнаружив занижение налоговой базы, может и вовсе начислить штраф (20% –40% от недоимки). Т. е. так, либо иначе, но все эти ошибки ощутимо бьют по карману налогоплательщиков – собственников.
Как показывает практика, случается также, что налог начисляют по ошибке на уже проданное имущество либо на чужое, которое принадлежит стороннему человеку. Нельзя пускать подобные ситуации на самотек, руководствуясь принципом «имущество не мое, платить за него не буду» либо «имущества нет, оно продано, поэтому платить не за что». Неуплаченные налоги будут накапливаться, а ИФНС может в итоге обратиться в суд и упрощенным порядком взыскать накопившиеся суммы.
НДФЛ: общая информация
- НДФЛ бывает:
- исчисленный
- удержанный
- перечисленный
НДФЛ исчисленный рассчитывается в документах начисления зарплаты, отпусках, премиях, больничных.
НДФЛ удержанный фиксируется при фактической выплате данных начислений сотруднику. В большинстве случаев при полной выплате заработной платы сотруднику НДФЛ удержанный равен исчисленному.
- Однако на практике встречаются случаи, когда сотруднику нечего получать в зарплату, например:
- сотруднику выплачен увеличенный аванс, который превышает общую сумму начислений за месяц
- сотрудник ушел в отпуск или заболел сразу после 15 числа текущего месяца, соответственно, получил заработную плату за первую половину месяца и отпускные или больничный, в зарплату получать нечего
Сценарии исправления ошибки
Мы выделяем два сценария исправления ошибки по наиболее важному фактору. Это факт сдачи налогового расчета. Такая градация удобна и тем, что позволит дать рекомендации в зависимости от сроков обнаружения ошибки.
В каждом сценарии мы выделили отдельные варианты, чтобы разобрать все возможные ситуации по порядку. В каждом видео этого цикла уроков мы рассмотрим один вариант одного сценария.
Сценарий 1. Налоговый расчет за квартал не сдан
Это означает, что мы сможем внести исправления в оригинальном расчете.
Вариант 2. Отпуск оплачен, зарплата еще не выплачена
В прошлом материале мы рассмотрели вариант 1 первого сценария. Перейдем к варианту 2. Во втором варианте ошибка была обнаружена уже после выплаты отпускных. При этом исправление ошибки производится до срока сдачи 6-НДФЛ за квартал, в котором был рассчитан отпуск.
Покажем, как в этом случае исправить ошибку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1.
Перейдем к документу Отпуск.
Не рекомендуется менять оригинальные документы начислений после их оплаты. Обычно в таких случаях используют документ-исправление оригинального документа Отпуск. Однако нам он не подойдет, поскольку в нем можно выбрать значение поля Месяц только равное и более позднее, чем в оригинальном документе. А нам необходимо сдвинуть его значение назад, на более ранний период. В этой связи нам остается, как и в первом уроке, исправить оригинальный документ. Отменим его проведение, заменим значение поля Месяц и после автоматического пересчета отпускных проведем документ.
Перейдем к документу Ведомость в банк на выплату отпуска. Обратим внимание: сумма отпускных к выплате уже уменьшена на сумму НДФЛ. Почему это произошло, при том что НДФЛ к перечислению не заполнен?
Нас выручила программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 благодаря заложенным правилам учета НДФЛ по отпускам. Порядок исчисления и удержания НДФЛ с отпускных выплат не зависит от того, какие варианты исчисления и удержания НДФЛ с межрасчетного начисления зарплаты в настройках учетной политики вы выбрали. Эта настройка учетной политики применяется только в отношении доходов, являющихся оплатой труда, и не применяется в отношении других доходов. При выплате отпускных в межрасчетный период сумма к выплате будет уменьшена на сумму налога по общим правилам независимо от значения поля Месяц выплаты.
При этом сумма НДФЛ не появилась в ведомости, поскольку она подтягивается в нее, если дата фактического получения дохода попадет в выбранный в ней Месяц выплаты. А дата фактического получения дохода по нашему отпуску относится не к декабрю, а к ноябрю.
Таким образом де-факто в ведомости налог уже удержан, но в регистрах учета НДФЛ это не отражено. Для исправления 6-НДФЛ нам надо отразить сумму налога в этих регистрах. Как мы это сделаем: поскольку наши исправления не затронут сумму к выплате, мы можем указать сумму удержанного налога в этой же ведомости. При этом мы не исказим отражение фактов хозяйственной деятельности. Более того, после исправлений эти факты будут отражены, как этого требует законодательство о бухгалтерском учете в РФ.
Для этого отменим проведение документа, исправим значение поля Месяц выплаты и нажмем на кнопку Заполнить. Однако этого недостаточно. Важно помнить: в учете расчетов с сотрудниками все взаимосвязано.
После этих действий обязательно пересчитайте страховые взносы за месяц, в который вы перенесли документ Отпуск. В нашем случае это удобно сделать в документе Перерасчет страховых взносов, выбрав в нем месяц, в котором был рассчитан отпуск.
Также необходимо перезаполнить документ Отражение зарплаты в бухучете за месяц расчета отпуска, если вы начисляете резервы по отпускам или используете синхронизацию с другими базами данных на платформе «1С:Предприятие».
Вернемся к расчету 6-НДФЛ. Нажмем на кнопку Заполнить и посмотрим на изменения. Легко видеть, что в разделе 1 автоматически заполнены исправления строк 070 и 080. А в разделе 2 – строки 140 блока по отпуску.
Мы исправили ошибку так, чтобы оба раздела 6-НДФЛ заполнились верно автоматически, и мы учли влияние исправлений на все остальные операции учета.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ
Также при исчислении НДФЛ, мы должны обращать внимание на дату начисления налога. Это актуально для программ третьей версии. Дата начисления налога должна быть строго до даты удержания налога. Если на момент удержания налога, сам налог не начислен, то удерживать, собственно, нечего.
Важно! Отслеживайте в программе 1С: даты межрасчетных документов – это дата начисления налога, если на момент выплаты налог не начислен, то он не будет удержан.
Особенно это актуально для незарплатных доходов, так как в качестве даты начисления налога фиксируется дата документа. Таким образом, в третьей версии дата документа «Отпуск», дата документа «Больничный» и других документах тоже важна.
Шаг N 1. Сделайте перерасчет налога
Если вы нашли ошибку, пересчитайте налог и определите его правильную сумму. А дальнейшие ваши действия будут зависеть от того, удержали вы по ошибке с доходов работника НДФЛ не полностью или, наоборот, лишние суммы.
Обратите внимание! Удержанная за один раз сумма НДФЛ не может превышать 50% выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). В эти 50% входит как текущий НДФЛ с зарплаты, так и та сумма налога, что не была удержана ранее.
Ситуация первая. Недоплаченный НДФЛ удержите из выплат работнику. Первым делом сообщите сотруднику о том, что в прошлом году с него удержали налога меньше, чем следовало. Поэтому организация как налоговый агент должна исправить ошибку и удержать нужную сумму. Форма извещения произвольная. Отметим, что такое информирование нужно, чтобы сам работник знал, почему он получит зарплату меньше обычного.
Удержите нужную сумму налога при следующей выплате зарплаты. При этом не забудьте об ограничении. По закону удержать разрешается не более 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Так что, если общая сумма НДФЛ оказалась большой, вы за один раз сможете удержать только 50% с учетом текущего НДФЛ, исчисленного с зарплаты. Тогда оставшуюся сумму НДФЛ нужно будет вычесть при следующей выплате.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Когда сдается корректировка 6-НДФЛ
Налоговый агент сдает корректировку 6-НДФЛ, когда в расчет не включены данные или в отчете имеются ошибки.
Уточненный расчет нужно сдавать по форме, действовавшей в период, за который корректируется информация (п. 5 ст. 81 НК). Когда информация корректируется за периоды с 2021 года, расчет нужно подавать по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.
Расчет 6-НДФЛ нужно корректировать и сдавать не только при занижении подлежащих уплате сумм налога, но также и при их завышении (Письмо ФНС от 01.11.2017 г. № ГД-4-11/22216@, Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@).
Кроме арифметических и технических ошибок, возникающих в отчетности, информацию о доходах и НДФЛ нужно исправлять, когда:
- в расчете за 1 квартал нет зарплаты, которая начислена за март, но выплачена после сдачи отчета (Письмо ФНС от 25.11.2021 г. № БС-4-11/16428@);
- НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты за 2021 год, выплаченной в январе 2022 года, не отразился в стр. 160 разд. 2 и в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года (Письмо ФНС от 11.02.2022 г. № БС-3-11/1230@);
- пересчитывается доход за предыдущие периоды (Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@, Письмо ФНС от 27.01.2017 г. № БС-4-11/1373@).
Когда корректировку 6-НДФЛ можно не сдавать
ИФНС разрешает не подавать корректировку 6-НДФЛ в таких ситуациях:
- налоговый статус физлица поменялся — он был нерезидентом, а стал резидентом или наоборот в 4 квартале. Пересчет налога в таком случае нужно указать в отчете за год. Сдавать корректировку не нужно за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
- сотрудник поздно подал документацию на вычет. К примеру, он потерял право использовать стандартный вычет или приобрел право использовать имущественный вычет с начала года, а документацию подал лишь в середине года. В таком случае пересчет налога нужно указать в отчете за тот период, в котором сотрудник подал подтверждающую документацию. Подавать корректировку за предшествующие отчетные периоды не требуется (Письмо ФНС от 12.04.2017 г. № БС-4-11/6925, Письмо УФНС по г. Москва от 03.07.2017 г. № 13-11/099595);
- налог с декабрьской зарплаты указали в расчете за 1 квартал следующего года. К примеру, если удержанный НДФЛ с декабрьской зарплаты за 2021 год, которая выдана 30 декабря 2021 года, указан в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года, поскольку срок уплаты приходится на январь 2022 года. Так как в данном случае не возникает завышения или занижения размера налога к уплате, сдавать корректировочный расчет не нужно ни за 1 квартал 2022 года, ни за 2021 год (Письмо ФНС от 12.04.2021 г. № БС-4-11/4935@).
Если зарплата за декабрь 2022 выплачена в январе 2023 года
Если заработная плата работникам за декабрь 2022 года выплачена в январе 2023 года, то такой доход относится к другому налоговому периоду (т.е. такая зарплата относится к 2023 году).
В таком случае НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января, нужно перечислить не позднее 30 января, т.к. 28 января выпадает на выходной день субботу.
Обратите внимание, что зарплата, выплачиваемая в январе 2023 года, а также уплаченный НДФЛ с нее, попадают:
- в разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года;
- в справках о доходах и суммах налога физического лица за 2023 год.
Первый раздел должен содержать информацию по всем суммам начисленного дохода, а также начисленного и удержанного налога. Показатель указывается нарастающим итогом с начала года. При этом, наиболее частыми ошибками при заполнении этого раздела являются следующие:
- Первый раздел заполняют не нарастающим итогом;
- В 020 строку включают доходы, которые не облагаются НДФЛ;
- В 070 строке включают налог, который будет удерживаться в следующем отчётном периоде. Возникнуть такая ошибка может если указать НДФЛ зарплаты начисленной в одном периоде, выплата которой будет только в следующем периоде;
- В 080 строке указывают налог, по которому ещё не наступила обязанность по удержанию и перечислению;
- В 080 строке указывают разница между начисленным и удержанным налогом.
В каких случаях нужна корректировка
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Способы исчисления налога
При классификации исчисления налогов, основным критерием выступает субъект, на который возлагается соответствующая обязанность. Выделяются следующие способы:
1. Базовое правило, согласно которому расчет производится налогоплательщиком самостоятельно. Соответствующие обязанности возлагаются на субъекты налогообложения по НДС, налогу на прибыль организаций, НДФЛ. Каждый плательщик таких сборов как пошлины обязан, как правило, исчислять их самостоятельно.
2. В ряде случаев обязанность по исчислению налогов и сборов возлагается на налоговых агентов. Наиболее распространены случаи, при которых уплату НДФЛ и применяемые льготы работника рассчитывает организация-работодатель или ИП. Однако такое возможно не только в отношении физических лиц. Если участником инвестиционного товарищества является иностранная компания, то обязанности налогового агента по платежам на ее прибыль возлагаются на ответственного за работу с налогами участника.
3. Существуют случаи, когда исчисление налогов и сборов проводится налоговым органом. Это происходит, когда речь идет об обязательных платежах физических лиц. Речь идет расчете земельного налога, а также других случаях, когда объектом то или иное имущество граждан.
4. Бывают ситуации, когда подлежащая уплате сумма уже исчислена в законе. Как правило это бывает в случаях, когда взимание сборов, обусловлено получением тех или иных госуслуг. Речь идет о госпошлине. К примеру, при регистрации организаций взимаемый платеж установлен заранее и плательщику нет необходимости исчислять его с помощью арифметических действий.
Возможны некоторые коллизии при отнесении действий налоговой инспекции, заключающихся в доначислении налогов и сборов. Их нельзя относить к порядку исчисления обязательных платежей, поскольку мероприятия по налоговому контролю в отношении физических лиц или организаций не относятся к обязательным элементам налога. В ходе них лишь осуществляется проверка правильности примененных обязанным лицом методов при расчетах.
Как заполнить корректировку 6-НДФЛ, если в отчёте указаны неверные КПП или ОКТМО
Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчёта: уточнённый и первичный.
В уточнённом расчёте указываются:
- номер корректировки «1—»;
- КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчёте, то есть ошибочные значения;
- нулевые показатели во всех разделах расчёта (плюс аннулирующие справки, если расчёт годовой).
В первичном расчёте необходимо проставить:
- номер корректировки «0—»;
- правильные значения КПП и ОКТМО;
- показатели из первоначального расчёта (и приложение № 1, если расчёт за год).
Как заполнить 6-НДФЛ при перерасчёте НДФЛ с материальной выгоды
Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.
Если в расчётах 6-НДФЛ за 2021 год были отражены суммы доходов, полученных сотрудниками в виде материальной выгоды, и НДФЛ с этих сумм, то нужно подать корректировку 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев 2021 года и за 2021 год.
Корректировке подлежат строки 110 и 140 раздела 2 по ставке 35%. А в годовой уточнённый расчёт нужно включить корректирующие или аннулирующие (если других доходов не было) справки о доходах и суммах налога физических лиц (приложение № 1) в отношении только тех работников, данные которых уточняются. В справках корректировке подлежат доходы в виде материальной выгоды по кодам доходов 2610, 2630, 2640 и 2641.
Когда возникает переплата
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.
Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.
Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:
- из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
- из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.
Удержанный налог 6 НДФЛ: как отражается в отчете
Субъект хозяйствования начисляет зарплату работникам, предварительно с этого вознаграждения считает НДФЛ нарастающим итогом, который при выдаче дохода будет удержан и затем передан в казну. Эта норма определена в статье 226 п. 3.
В справке 2 НДФЛ за отчетный год сумма налога исчисленная – тот показатель, который рассчитан бухгалтером в момент начисления прибыли в пользу физ. лиц. Это значение вписывают в соответствующую ячейку декларации 2.
Если физ. лицо получает прибыль, которая попадает под налогообложение по “разным” ставкам подоходного налога, исчислить налог следует отдельно по каждому виду дохода под соответствующий процент.