Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Сроки хранения документов организаций

2. Кто устанавливает сроки хранения документации

3. Новые сроки хранения документации

4. Сроки хранения документов

5. Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:

6. Граничные сроки хранения документов

7. Особенности хранения различных бухгалтерских документов

8. Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

9. Как определить важность бухгалтерских документов для организации?

10. Как долго хранить бухгалтерские документы?

11. Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности

12. Храните первичные документы

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов организаций

Категория документации	Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки
Налоговый учет	Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН	Постоянно	5 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)	50/75 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	5 лет, для части этой документации — постоянно	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	5 лет
Кадровый учет	Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Кадровый учет	Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	Постоянно	45 лет
Кадровый учет	Графики отпусков	1 год	3 года

Кто устанавливает сроки хранения документации

Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.

К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

учетная политика;
стандарты экономического субъекта;
документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:

Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.

Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:

Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.

Хотелось бы обратить внимание читателей на санкции, которые могут быть применены к налогоплательщику при отсутствии у него первичных документов. Рассмотрим самые распространенные.

Если первичные документы уничтожены после установленного срока хранения – хорошо, можете спать спокойно. Но порой при расчете срока руководствуются общими правилами (прописанными в Законе № 209-ФЗ, НК РФ и Перечне Минкультуры РФ) и забывают о специальных «оговорках», таким образом уничтожая документы, которые еще должны были хранить. И вот в этом случае чаще всего и возникают проблемы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности по ст. 126 НК РФ:

если эти документы не содержат признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 НК РФ, то штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119 посвящена представлению налоговых деклараций, а ст. 129.4 – уведомлениям о контролируемых сделках);
если организация откажется предоставить имеющиеся у нее документы или представит их с заведомо недостоверными сведениями и такое деяние не связано со ст. 135.1 НК РФ (непредставление банком справок / выписок по операциям и счетам), то размер штрафа составит 10 000 руб.

Однозначно избежать привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ можно, если срок хранения затребованных налоговиками документов истек и к моменту запроса они уже были уничтожены организацией, но это еще нужно будет доказать (см. постановления ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-СЗ по делу № А47-5018/2008; ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 (определением ВАС РФ от 13.10.2009 № ВАС -13307/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие (или будут уничтожены) первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере (ст. 120 НК РФ):

10 000 руб. – если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
30 000 руб. – если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода.

Если при этом обнаружится занижение налоговой базы, то на компанию будет возложен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

За одно и то же правонарушение двух мер налоговой ответственности быть не может, поэтому организацию смогут наказать либо по ст. 126 НК РФ, либо по ст. 120 НК РФ. Суммировать эти штрафы не будут.

Кодекс РФ об административных правонарушениях тоже содержит ряд положений о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение сроков хранения документов, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством об АО, ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, о пенсионных и инвестиционных фондах, а также принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Получается, что здесь речь идет в первую очередь о хранении корпоративных документов, фигурирующих в этой группе нормативных правовых актов, в которую большинство учетных документов не подпадает.

Но сюда подпадают, например, бухгалтерские балансы АО, их отчеты о прибылях и убытках, аудиторские заключения (п. 2.1.10 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Перечень документов ООО, за утрату которых может применяться статья 13.25 КоАП РФ, немного другой. Он приведен в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Примечательно, что среди прочего там сказано, что ООО обязано хранить «иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Очевидно, сюда подпадает и бухгалтерская отчетность.

Размеры штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ составляют:

от 2500 до 5000 руб. – для должностных лиц;
от 200 000 до 300 000 руб. – для юридических лиц.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1983 г. № 105 (далее – Положение № 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой собственный архив либо воспользоваться услугами хранения государственного или муниципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ; далее – Закон № 125-ФЗ).

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
дела по архивному хранению документов — постоянно;
годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить важность бухгалтерских документов для организации?

Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.

Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).

Как долго хранить бухгалтерские документы?

Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.

Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности

В самом начале статьи мы говорили о том, что Минфин в Информации № ПЗ-13/2015 рекомендовал для организации хранения первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме использовать Правила организации хранения документов. В пункте 2.2 данных правил сказано, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Из положений п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ следует, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Таким органом является Минкультуры, которое Приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В пункте 14Инструкции № 157н предусмотрено, что сроки хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.

Поскольку в законодательстве РФ нет прямых указаний на то, что государственные (муниципальные) учреждения при определении сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности используют Приказ Минкультуры РФ № 558, рекомендуем в учетной политике или положении об организации хранения документов в учреждении прописать возможность использования этого приказа для установления сроков хранения документов.

Выборочно приведем сроки хранения некоторых документов, установленные Приказом Минкультуры РФ № 558.

Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
Отчеты по субсидиям, полученным из бюджетов:
– годовые	Постоянно
– полугодовые, квартальные	5 лет
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы учета операций, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для составления бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, табели, акты о приеме-сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.)	5 лет	При условии проведения проверки (ревизии)

Храните первичные документы

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое значение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Все они имеют свои сроки хранения, установленные законодательством.

К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет . Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета .

Для некоторых документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, назначьте несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. д.