Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет на оплату – образцы и шаблоны бланков по форме 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.
Как заполнить счет на оплату?
Шаблон счета на перевод денег не занесен в перечень унифицированных документов, утвержденных нормативами РФ. Поэтому, учреждение или ИП может разрабатывать свой вариант бланка самостоятельно, с включением в него необходимых реквизитов.
- При выписывании счета на перевод суммы требуется включить следующие данные:
- Номер счета (считается с начала года) и время его заполнения.
- Наименование субъекта предпринимательской деятельности (продавца) с отображением его реквизитов.
- Те же сведения, что и в предыдущей строке – получателя.
- Данные о сделке с отображением названия, ед. измерения, количества, цены и суммы.
- Сведения об НДС.
- Время действия счета (при надобности).
- Подписи руководителя учреждения (ИП) и гл. бухгалтера (печать не обязательна).
Оформление счета не должно создавать каких-либо проблем, так его заполнение подобно оформлению любых деловых документов.
- Реквизиты о получателе денег отображается в верхнем разделе бланка. Здесь отображается:
- Полное название учреждения
- ИНН и КПП Исполнитель (получатель)
- Банковские реквизиты
- Номер р/счёта.
- Затем посередине строчки записывается наименование документа «СЧЕТ», его номер и время выдачи.
- Потом заносятся сведения о получателе бланка (он же Заказчик): – тут можно отобразить только наименование учреждения.
- В следующей части бланка заполняется сведения о выполненной операции с перечислением списка в табличной форме, где:
- В первой колонке таблицы записывается номер по порядку продукта или операции.
- Во второй колонке – наименование продукта или операции.
- В третьей колонке указывается ед. измерения.
- В следующей колонке отображается количество.
- Пятая колонка отображает цену ед. товара, работы
- И наконец в заключительной колонке проставляется сумма.
- Если учреждение – плательщик НДС, то это отображается в бланке и заполняется значение. Для неплательщика НДС данная строка пропускается.
- Ниже (справа) отображается итоговая сумма отпущенного товара или выполненных работ, и в конце итоговая сумма подтверждается прописью.
Все – бланк заполнен и направляется руководству для подписи.
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Обязательные реквизиты документа
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Особенности формы счета
Четко определенной формы счета в законодательстве РФ не существует, так как он не включен в список обязательных документов. Поэтому мы подготовили унифицированный образец, который при необходимости можно скорректировать с учетом специфики деятельности компании, особенностей предлагаемой продукции или услуг.
Каких-либо различий в бланках для организаций и для индивидуальных предпринимателей не существует. Небольшое отличие есть только при заполнении, когда ИП ставит на счете одну подпись, а в случае с компанией необходимо две — директора и главного бухгалтера.
Ключевым требованием при оформлении любого счета-фактуры (СФ) является наличие определенных данных:
- название и номер документа;
- реквизиты поставщика;
- список наименований товаров (услуг) с указанием количества и цены за единицу;
- общая стоимость с и без НДС;
- дата оформления;
- подписи ответственных лиц;
- печать (при наличии) и др.
Обязательность применения
Обязательность применения счета на оплату услуг не регламентируется законодательством. Оплата может производиться на основании договоренностей.
Счет не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Однако, есть случаи, когда счет является обязательным сопровождением сделки:
- Если в тексте договора сумма к оплате не была установлена.
- По операциям, предусматривающим уплату НДС.
- Если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС.
- Фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента.
- Если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Ошибки при заполнении документа
Счет на оплату не является сложным для составления документом. Тем не менее и в нем неопытные бухгалтеры могут сделать ошибку. Однако нужно заметить, что практически всех из них можно избежать, если выставить счет на оплату при помощи любого программного комплекса (1С, Бизнеспак и т. д.).
В число возможных ошибок входят:
- Неверное либо неполное указание реквизитов. Это приведет к тому, что покупатель не сможет произвести платеж. Деньги не пропадут, однако вернутся к нему на счет они скорее всего не раньше, чем через три дня;
- Неверное указание суммы, которую нужно оплатить. Данная ошибка может привести к тому, что покупатель оплатит товар по более низкой, невыгодной для продавца цене.
- Неверное указание НДС. В документе должен быть выделен налог НДС, если субъект бизнеса работает с ним, либо проставлена надпись «Без налога НДС». Если счет будет выставлен с налогом, и покупатель оплатит его, указав НДС в платежном поручении, продавцу необходимо будет уплатить эту сумму в бюджет. Даже если он освобожден от данного налога.
- На счете отсутствуют подписи ответственных лиц, проставлен оттиск печати. Это необходимо, чтобы документ стал юридически значимым.
В пункте 2 ст. 223 НК РФ в настоящее время установлены особые правила признания доходов в виде оплаты труда. Датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
С 01.01.2023 п. 2 ст. 223 НК РФ утратит силу. При этом надо учитывать, что в соответствии с п. 3 ст. 226 НК РФ налоговые агенты исчисляют налог на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ.
Следовательно, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда будет устанавливаться согласно п. 1 ст. 223 НК РФ, то есть в общем порядке, на день выплаты такого дохода.
Такой порядок надо будет учитывать и при заполнении расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, по форме 6-НДФЛ. В нем будут подлежать отражению за первый квартал суммы налога, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие –суммы налога, удержанные в период с 1 января по 22 июня включительно, за девять месяцев – суммы налога, удержанные в период с 1 января по 22 сентября включительно.
Соответственно в расчете за год надо будет указать все суммы налога, удержанные за налоговый период, то есть с 1 января по 31 декабря.
Классификация грузовых перевозок позволяет отделить грузопотоки от пассажирского сообщения. Когда речь идет о перемещении партий товара, то выбирается вид транспорта.
Он может быть:
| Вид транспорта | Нормативное регулирование |
| Железнодорожный транспорт | Устав железнодорожного транспорта от 10 января 2003 г. |
| Автомобильное сообщение | УАТ № 125 от 08 января 1969 г. |
| Морской способ перевозки грузов | Кодекс торгового мореплавания ФЗ 81 от 30 апреля 1999 г. |
| Речной транспорт | Кодекс водного транспорта 24ФЗ от 07 марта 2001 г. |
| Аэроперевозки | Воздушный кодекс 60 ФЗ от 19 марта 1997 г. |
Железнодорожное сообщение удобный способ перевозки. Здесь давно предлагаются сопутствующие транспортные услуги, которые необходимы, чтобы договор был исполнен своевременно и с охранением свойств объектов.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
- Реквизиты плательщика помимо его наименования.
- Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
- Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
- Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Когда выставляется счет
Счет – это документ, направляемый продавцом клиенту при безналичной оплате. Посредством счета контрагент уведомляется о подготовке товара, готовности выполнить услуги и необходимости внести плату. Он не является обязательным при ведении бухгалтерского учета, но служит для упорядочивания отношений между сторонами.
Квитанция на оплату по безналу выставляется:
- Стороны подписали контракт на длительный срок с последующей пролонгацией, но не указали точные объемы материальных ценностей, услуг, сроки их отгрузки и выполнения. Для конкретизации отношений формируются платежные документы. Они позволят избежать необходимости заключать каждый раз новый контракт. Этот порядок подходит для услуг связи и пр.
- Можно выставить счет без договора, а контракт подписать позже. Применяется только при срочной отгрузке товара или выполнении работ. Тогда счет выступает в роли предварительного договора.
- В отсутствие соглашения при единоразовой сделке.
Особенно важно использовать платежный документ, если контрагенты работают с НДС. Документ служит дополнительным подтверждением, что налог был уплачен и покупатель имеет право на вычет.
Образцы дополнительных документов
В некоторых случаях может возникнуть необходимость заполнения документации, которая является предшествующей счету на оплату. Для примера стоит рассмотреть вариант оплаты услуг за грузоперевозки. До выставления счета предварительно надо подготовить договор на осуществление перевозки, заявку и товарно-транспортную накладную. Образцы данных документов также можно найти в свободном доступе онлайн. Для каждой бумаги предусмотрены свои общепринятые нормы заполнения и оформления.
Кроме счета на оплату, выделяют еще несколько бланков, которые необходимы для проведения сделки:
- Накладная. Для подтверждения получения товара стороной, которая производит за него оплату, служит накладная. Она заполняется в 2 экземплярах и остается у каждой из сторон сделки. В данном документе указываются реквизиты сторон, перечень отгружаемых товаров и дата получения груза. Как и вся другая документация, накладная закрепляется подписями, а иногда и печатью.
- Акт. Этот документ необходим для подтверждения получения услуг. Он является аналогом накладной и заполняется подобным образом. Отличие состоит в том, что отдельной строкой в акте прописывается согласие получателя и отсутствие у него претензий к оказанным услугам.
Накладная и акт могут быть составлены онлайн. Определенного утвержденного образца этих бумаг нет, но сервисы в интернете предлагают готовые варианты бланков, которыми можно воспользоваться. При необходимости их стоит не только скачать, но и видоизменить под свои нужды.
Распространенные ошибки при выставлении счета
Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные. Каждое внесенное изменение нужно заверить подписью руководителя и печатью при необходимости, а также указать дату. В список основных ошибок входят следующие недочеты:
- отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
- выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
- клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
- ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
- ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.
Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.
Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки.
Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей. Чтобы не допустить ошибок при составлении счета, лучше поручать эту работу бухгалтеру или другому специалисту, контролирующему бухгалтерию и расчетные операции в компании.