Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с простыми электронными подписями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.
Как организовать работу с ЭДО: пошаговая инструкция
Работа с электронными документами осуществляется по тем же принципам, что с документами на бумаге. Затруднения может вызвать только сам процесс перехода на работу с ЭДО. Чтобы переход прошёл гладко, следуйте нашей инструкции:
Шаг 1. Получите сертификат квалифицированной электронной подписи.
Чтобы оформить УКЭП для ИП и юрлиц, необходимо обратиться либо в удостоверяющий центр ФНС, либо в УЦ доверенного лица налоговой службы.
Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.
На этом этапе также необходимо проанализировать делопроизводство компании, продумать возможные варианты оптимизации бизнес-процессов.
Шаг 3. Проведите обучение персонала.
Поскольку даже для оформления бумажных документов приходится использовать различное ПО, потребуется подготовить инструкции для работы с системой ЭДО. От подготовленности сотрудников к работе с электронными документами зависит то, насколько оперативно пройдёт процесс адаптации к цифровому делопроизводству.
Шаг 4. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО.
Электронный документооборот лучше вести через оператора, поскольку система ЭДО обладают всеми необходимыми механизмами для обмена документами. Кроме того, вся ответственность за передачу документов будет лежать на операторе. Необязательно подключаться к одному оператору — системы большинства крупнейших игроков на рынке услуг ЭДО поддерживают технологию роуминга, поэтому вы и ваши контрагенты можете пользоваться услугами разных операторов.
Виды электронного документооборота (ЭДО)
Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.
Внутренний электронный документооборот
Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.
В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.
Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.
Внешний электронный документооборот
Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.
Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.
Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).
В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.
Какой носитель нужен для электронной подписи?
Ключ простой электронной подписи не требует записи на внешний носитель. Ключ электронной подписи для создания неквалифицированной электронной подписи чаще всего хранится в централизованном защищённом носителе (облачная подпись), но может быть записан на любой носитель, в том числе и на специальный — токен.
Для хранения ключа электронной подписи, с помощью которого создаётся квалифицированная электронная подпись, которую выдают Удостоверяющие центры ФНС России, Казначейства, Банка России, а также коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры, используют специальные сертифицированные ФСБ России или ФСТЭК носители — токены формата USB-А: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен ЭЦП 3.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT и другие. Купить их можно в коммерческих удостоверяющих центрах, в том числе в УЦ СберКорус.
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
Среди преимуществ:
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
Основной целью применения ЭЦП является переход с бумажной на безбумажную технологию. Т.е. подлинники (оригиналы) документов оформляются не в традиционной форме на бумажных носителях, а в виде электронных документов.
Такой переход приводит к тому, что:
• значительно сокращаются сроки передачи документов между сотрудниками или организациями. А это, например, исключит ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период надо закрывать, а оригиналы подтверждающих документов по хозяйственной операции ещё не поступили по почте. Почта у нас в стране приходит очень не быстро.
• сокращаются накладные расходы на документирование: бумага, почтовые расходы и т.д.
Соглашение о применении ЭЦП
Участники системы документооборота должны договориться об условиях, при выполнении которых они будут принимать к исполнению документы, удостоверенные ЭЦП. Для этого они должны заключить между собой соглашение. Данный документ является основным организационным моментом в применении ЭЦП. Это определяется нормами действующего законодательства РФ (Гражданский кодекс, ФЗ «Об ЭЦП» и т.д.). Без такого соглашения ни один суд не примет электронный документ, удостоверенный ЭЦП, в качестве письменного доказательства.
Соглашение должно регламентировать все аспекты применения ЭЦП для удостоверения документов, в том числе технические. К основным аспектам, раскрываемым в соглашении, относятся:
• детализированные условия равнозначности ЭЦП собственноручной подписи;
• кто выступает в системе в качестве удостоверяющего центра;
• какие средства ЭЦП используются в системе;
• какие типы документов в электронной форме удостоверяются ЭЦП и применяются к исполнению или к сведению;
• порядок разрешения конфликтов/споров, связанных с применением ЭЦП.
Примеры таких соглашений можно найти как в Интернете, так и получить, обратившись к профессионалам, например, в ООО «ИТК».
Как придать юридическую значимость применению ПЭП в компании?
Обязательное условие для внедрения ПЭП – подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, который требует серьезного рассмотрения.
Для наилучшей проработки вопроса в группу по разработке нормативного документа, определяющего применение ПЭП в компании, стоит включить:
- работников, отвечающих за информационную безопасность,
- делопроизводителей,
- юристов,
- кадровых работников.
Основные этапы:
- Необходимо провести анализ и определить информационные системы (ИС), в которых пользователи могут применять ПЭП для электронных документов.
- Можно проанализировать документы, которые образуются в результате деятельности компании и прописать доступные действия с ними: какие документы и на каких этапах их жизненного цикла в соответствии с локальными нормативными актами можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ПЭП.
- Возможность использования ПЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть…
Виды электронной цифровой подписи
Существует три вида ЭЦП:
- Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
- Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.
- Подайте заявление в удостоверяющий центр. УЦ — аккредитованные Минкомсвязи организации, которые имеют право выдавать электронные подписи. Компания «Сигнал-КОМ» является одной из них. Вы можете связаться с нами, оставив заявку на сайте или позвонив по номеру 8 (495) 259-40-21.
- Вам отправят список необходимых документов для получения ЭЦП и образцы их заполнения. Также сотрудники УЦ пришлют счет на оплату.
-
- Для физических лиц:
- Паспорт.
- СНИЛС.
- Для юридических лиц и ИП:
- Паспорт.
- СНИЛС.
- Свидетельство ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- ИНН .Вы вносите на счет удостоверяющего центра требующуюся сумму и предоставляете копии документов (позже потребуются оригиналы):
- Для физических лиц:
- Удостоверяющий центр проверяет полученные документы и подтверждает оплату. Обычно процедура занимает не более 3 дней. Если КЭП требуется срочно, за дополнительную плату можно сократить процесс до нескольких часов.
- После проверки документов вас приглашают в офис, куда вы приносите оригиналы всех вышеперечисленных документов и заверенные нотариусом копии.
- Вы получаете флешку-рутокен, которая содержит ключ, сертификат и программу для создания подписи.
Инструкция по подаче документов для регистрации ИП
Пошаговый план открытия ИП. Требования к документам. Способы подачи и получения документов.
Читать статью Инструкция по подаче документов для регистрации ООО
Пошаговый план открытия ООО. Требования налоговой к документам. Способы подачи и получения документов…
Какие изменения ждут в 2019 году?
Есть ещё один момент, на который организации обязательно нужно обратить внимание, если она затеяла внедрение квалифицированной ЭП, — до 31 декабря 2019 года необходимо перейти на использование схемы создания электронной подписи по стандарту «ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология (ИТ). Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Раньше использовался стандарт ГОСТ 34.10-2001.
Из этого следует, что при внедрении ЭП по новому ГОСТу важно учесть возможности инфраструктуры — есть большая вероятность, что понадобится обновление ОС или СЭД, например, — и выбрать надежного криптопровайдера. Тем, кто уже использует ЭП, возможно предстоит замена криптопровайдера и обновление инфраструктуры.
Какая подпись нужна бюджетникам
Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.
Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:
- Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
- Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
- Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.
Где получить электронную подпись?
Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:
- стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
- финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
- количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.
Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие в нём искажения информации с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.
Сертификат электронной подписи подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаётся удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.
Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.
- Закрытый ключ (ключ ЭП) позволяет генерировать подпись и визировать электронный документ. Владелец сертификата обязан хранить свой закрытый ключ втайне.
- Открытый ключ (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП.
Правовое регулирование ЭП
Средства электронной подписи в России еще не столь распространены, как в Европе или США, а информации на бумажном носителе чаще доверяют больше. Однако с внедрением электронного документооборота ЭП стала применяться все чаще, а ее роль и возможности фиксируются в правовых и нормативных документах.
Принципы и схемы применения электронной подписи на территории РФ осуществляются на основе закона 1-Ф3 от 10.01.2002 г., а еще до вступления закона в силу термин ЭЦП содержался во многих правовых актах. Цель законопроекта — облегчение ведения электронного документооборота и создание хороших условий для развития ИТ между гражданами и муниципальными и государственными органами. Также закон обеспечивает правовые условия использования ЭЦП и приравнивает ее к оригинальной подписи на бумажном носителе.