Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Административное подчинение и функциональное подчинение разница». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.К СВЕДЕНИЮ!
Прямой и непосредственный начальник: разница между ними
Между непосредственным начальником и нижестоящими сотрудниками нет никаких промежуточных должностей.Чем же отличаются прямой и непосредственный начальник?
Разница между этими должностями главным образом состоит в том, что прямых руководителей может быть несколько, а непосредственный – только один.
Фактически данный начальник – это руководитель на должность выше.
Получается, что это тот же подчиненный, который руководит другими сотрудниками.
Эта тенденция может распространяться в различных сферах.
Разница межу прямым и непосредственным начальником хорошо прослеживается в руководящей иерархии. В общем случае данные термины означают линейное размещение отдельных частей по отношению друг к другу, от сложного к простому, от высшего к низшему. Чтобы понять, как трактуется понятие «прямой» и «непосредственный
Может ли работник подчиняться нескольким руководителям?
Ответ на вопрос:
Действующее законодательство не запрещает устанавливать подчинение сотрудника более чем одному руководителю.
Это может быть зафиксировано как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции.
В кадровой теории существуют понятия административной и функциональной подчиненности.
Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю.
А функциональная подчиненность подразумевает подчинение другим руководителям по смежным профилям обязанностей. Например, кладовщик подчиняется начальнику службы снабжения. В рамках функционального подчинения кладовщик может подчиняться главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов.
Таким образом, подчинение должно быть функциональным, т.е. сотрудник должен подчиняться тому заместителю руководителя, который курирует направление деятельности работника.
На практике бывает ситуация, когда работник подчиняется нескольким руководителям, если выполняет обязанности по двум-трем направлениям деятельности. В этом случае в должностной инструкции целесообразно прописать приоритеты поручений, чтобы не возникало ситуаций, когда один руководитель поручает сотруднику одно срочное здание, а второй- другое, сотрудник, выполнив поручение одного, не выполнит поручение другого.
Также Вы можете привести в качестве аргумента не в пользу «многослойной» подчиненности тот факт, что при такой подчиненности, как правило, снижается уровень исполнительской трудовой дисциплины, т.к. работник будет манипулировать своими «начальниками», например, не выполнив поручение одного руководителя, в качестве причины укажет, что выполнял поручение другого начальника.
При таких обстоятельствах, целесообразнее подчинить сотрудника одному руководителю, а в отношении других указать, что методическое руководство такими-то направлениями его деятельности осуществляет второй и третий.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Вопрос из практики: Можно ли установить подчинение одного сотрудника нескольким руководителям
Действующее законодательство не запрещает устанавливать подчинение сотрудника более чем одному руководителю. Это может быть зафиксировано как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции.
В кадровой теории существуют понятия административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю. Например, менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела продаж. А функциональная подчиненность подразумевает подчинение другим руководителям по смежным профилям обязанностей. Например, менеджер по продажам может быть в подчинении начальника отдела закупок, а также руководителя отдела по работе с клиентами. Поскольку в его функционал входит работа как с закупаемым товаром, так и с клиентами – покупателями этого товара.
Что такое административное и функциональное подчинение
Административное подчинение предполагает, что сотрудник зависит от непосредственного руководителя своего структурного подразделения. Функциональное подчинение означает, что работник выполняет задачи в рамках своих должностных обязанностей под руководством специалиста в данной области.
Функциональный руководитель организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя, — пишет Виктор Лучков в своей статье.
Основные различия между видами подчинения:
- Административное — отвечает за организацию работы и соблюдение правил.
- Функциональное — отвечает за выполнение непосредственных задач и развитие компетенций.
На практике часто возникают ситуации, когда у сотрудника есть несколько руководителей. Это может привести к путанице в расстановке приоритетов. Поэтому важно четко обозначить сферы ответственности каждого из них.
Мотивация при совмещении подчинений
Эффективная мотивация персонала при совмещенном подчинении требует использования разных инструментов стимулирования.
Для административного подчинения подойдут:
- Повышение оплаты труда за выслугу лет
- Поощрение за соблюдение корпоративной культуры
Для функционального подчинения лучше использовать:
- Премии за достижение целевых показателей
- Оплата обучения и повышения квалификации
Что делать руководителям для эффективной мотивации:
- Согласовать системы стимулирования
- Разделить зоны ответственности при оценке результатов
- Своевременно информировать о поощрениях и взысканиях
Отличия между административным и функциональным подчинением
В организациях существует два основных типа подчинения: административное и функциональное. Разница между ними заключается в способе установления взаимоотношений между руководителями и подчиненными, а также в основных принципах организации работы.
Административное подчинение основывается на иерархической структуре организации. В этом случае, руководитель имеет полномочия над подчиненными и может выносить им распоряжения, которым они обязаны следовать. Это означает, что в административном подчинении подчиненные должны безоговорочно выполнять задания и указания своего начальника.
В отличие от административного, функциональное подчинение основано на профессиональных компетенциях и взаимодействии между сотрудниками с разными функциональными обязанностями. Здесь управление осуществляется с помощью деловых отношений и обмена информацией, а не через прямое распоряжение сверху. Руководитель в функциональном подчинении не распоряжается деталями работы, а принимает решения и определяет стратегические цели, оставляя своим подчиненным свободу в выборе путей достижения этих целей.
Примеры административного подчинения:
Например, Министерство внутренних дел является одним из примеров административного подчинения. Управления и отделы МВД подчиняются министру, который назначается президентом и осуществляет контроль, организацию и руководство данным ведомством. В свою очередь, начальники управлений и отделов также назначаются сверху и контролируют деятельность своих подчиненных.
- Министерство обороны — также является примером административного подчинения. Руководители военных подразделений назначаются военными командующими и подчиняются министру обороны. Градация рангов и званий позволяет удерживать иерархическую структуру и обеспечивать эффективность выполнения задач в силовых структурах.
- Муниципальные органы управления — еще один пример административного подчинения. Главы и советы муниципалитетов руководят муниципальными органами и подчиняются соответствующим законодательным органам и губернаторам регионов. Это позволяет обеспечивать координацию работ по поддержке развития территорий и решению проблем, связанных с жизнедеятельностью населения.
Что значит функциональное подчинение
Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя.
Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя.
Важно
Их власть бывает «положительной», сопряженной с созидательной деятельностью (право распределять, осуществлять методическое руководство и т. д.
) и юрисдикционной, связанной с нарушениями (право приостанавливать работу, отстранять от должности, налагать взыскания и т. д.).
Функциональная власть может быть ограничена рамками ведомства (организации) или иметь межведомственный характер. Линейное руководство всегда основано на прямом служебном подчинении*.
Оно распространяется на подчиненные структурные единицы, линейные системы базируются на административной подчиненности. Функциональное руководство осуществляется в отношении функционально подчиненных при отсутствии организационного подчинения.
В ходе выполнения своей работы, каждый сотрудник может взаимодействовать с большим количеством работников предприятия, однако существуют разумные пределы на количество персонала, которым руководитель может эффективно управлять. Обычно в зависимости от опыта руководителя и специфики предприятия количество подчиненного персонала на одного руководителя должно варьироваться в пределах 5-9 человек.
Понятие, виды и задачи экологического … Российское административное право выделяет два вида контрольной деятельности – контроль и надзор.
Вот почему в координирующий орган направляются специалисты из разных функциональных отделов.
3. Дислокация объединений, соединений и воинских частей Вооруженных Сил Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации допускается на основе международных договоров Российской Федерации.
(Федеральный закон «Об обороне») Непосредственное, оперативное подчинение и подчинение по специальным вопросам. Непосредственное подчинение. Непосредственное подчинение предусматривает подчинение командующему войсками военного округа по всем вопросам.
При этом различают прямое и функциональное подчинение. Чем отличается непосредственное и функциональное подчинение «Кадровик. Трудовое право для кадровика», 2008, N 5 Ответ: При функциональной организационной структуре предприятия имеет место множественность подчиненности сотрудников разным «начальникам» в соответствии с кругом решаемых задач.
Прямыми руководителями (начальниками) сотрудника являются руководители (начальники), которым он подчинен по службе, в том числе временно. Ближайший к сотруднику прямой руководитель (начальник) является его непосредственным руководителем (начальником).
Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Важно Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Возрастают и материальные затраты, что неуместно в условиях кризиса. Организационная структура компании должна соответствовать потребностям и возможностям компании.
Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю.
В последнем случае — это может называться проектным управлением. Пример одновременного административного и функционального руководства: руководитель отдела продаж управляет торговым представителем административно и функционально (учёт времени, постановка задач, начисление выплат зарплаты, и т.
Используется для обозначения исполнителя (владельца или участника) процесса, когда исполнителем (владельцем или участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации. Таблица 1.
Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции.
Это те люди из начальства, кто стоят по служебной лестнице ступенькой выше над вашим непосредственным (который, кстати, также будет и прямым).
Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции.
Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным — главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Административное подчинение — подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.
Понятие подконтрольности нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок прохождения службы в органах внутренних дел, прямо не определено.
Непосредственным начальником называют управляющего, с которым работники контактируют непринужденно. Он также наделен контролирующими функциями над рядовыми сотрудниками и отвечает за выполнение определенных опций и поставленных задач.
Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены. Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.
Как в должностной инструкции прописать подчинение нескольким руководителям
Постановка руководителями одной и той же задачи, но с разной результативностью выполнения.
2. Важно Постановка разных задач, которые нужно выполнить в одни и те же сроки.
В первом случае — на усмотрение самого сотрудника.
С одной стороны, вышестоящий руководитель — это работодатель, который принимает окончательные решения и оценивает работу.
И если сотрудник подчинится не ему, а своему непосредственному начальнику, то он рискует. С другой стороны, выполнение задания непосредственного начальника может быть первостепенным.
И каждый должен сам для себя решать, на чей результат работать. Во втором случае сотруднику необходимо учитывать сроки, отведенные для выполнения данных ему заданий. Если все-таки в приказах подразделения указаны, А ОНИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УКАЗАНЫ!
Это откуда такая волшебная мысль родилась у Вас в голове?
Они должны быть указаны, только если они в ТД указаны, что не обязательно.
Прямой и непосредственный начальник: разница между ними
Непосредственно руководитель может быть только один, ну а прямых руководителей может быть сколько угодно.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния.
Каждый шаг регламентируется указаниями организационного (линейного) руководителя. Структура служебной иерархии хорошо прослеживается при рассмотрении управленческих конструкций.
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
Перед тем как попытаться установить, в чем же заключается разница между прямым и непосредственным начальником, не мешало бы дать определение самому термину.
В ходе выполнения своей работы, каждый сотрудник может взаимодействовать с большим количеством работников предприятия, однако существуют разумные пределы на количество персонала, которым руководитель может эффективно управлять. Обычно в зависимости от опыта руководителя и специфики предприятия количество подчиненного персонала на одного руководителя должно варьироваться в пределах 5-9 человек.
Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Структурные подразделения в течение бюджетного периода находятся в функциональном подчинении различных служб аппарата управления. Функциональное подчинение существенно отличается от полного ( линейного) подчинения. Во-первых, каждая управленческая служба имеет свой профиль, что ограничивает пределы ее вмешательства в оперативную деятельность подразделения.
Административное и функциональное подчинение различия
Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены. Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.
Скачайте документы по теме:
Функциональное и административное подчинение: в чем разница?
- Административный руководитель подразделения отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и результаты, а также за исполнение специалистами правил и требований, принятых в компании. Административный руководитель распределяет рабочее время подчиненных.
- Функциональный руководитель организует деятельность специалиста, который выполняет функции в зоне компетентности менеджера.
Обычно административный руководитель является и функциональным. В крупных компаниях роли распределяются между несколькими людьми. Закон не регулирует данный вопрос, но система управления отражается в локальных актах фирмы. Если обязанности возлагаются на одного человека, отличия административного подчинения от функционального все равно можно отследить.
Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции. Несмотря на то, что одному функциональному руководителю может подчиняться много человек, правильно распределяйте нагрузку. В противном случае сложно контролировать рабочий процесс.
Пример прямого и функционального подчинения в должностной инструкции:
При функциональном подчинении происходит разрыв между подчиненными на местах и руководителем. Возникает проблема в управляемости:
- Человек подчиняется одному из двух руководителей: административному или функциональному. Одного он не воспринимает серьезно, не выполняет приказы.
- Один из руководителей не считает работника своим подчиненным, поэтому не управляет им.
Если вы столкнулись с такой проблемой, узаконьте обоих руководителей с разделением зон влияния, отразите административное и функциональное подчинение в должностной инструкции.
Административный руководитель будет отвечать за распределение и использование времени работником, соблюдение норм и правил.
Функциональный руководитель станет отвечать за квалификацию специалиста и качество выполнения работы.
Различия между подчинением в административном и функциональном аспекте
Подчинение в административном и функциональном аспекте отличается как в своей природе, так и в технических аспектах его осуществления.
- Административное подчинение предполагает иерархическую структуру, где исполнители действуют по указаниям руководителя и подчиняются его авторитету. Функциональное подчинение, в свою очередь, основано на технической компетентности и специализации, где исполнители организованы в различные подразделения, выполняющие определенные функции.
- В административном подчинении руководитель имеет возможность устанавливать прямые и четкие указания для исполнителей, контролировать их действия и принимать решения. При функциональном подчинении руководитель играет роль координатора и консультанта, обеспечивая согласованное выполнение задач каждым подразделением.
- Уровень ответственности в административном подчинении четко определен и лежит на руководителе, который отвечает за результаты работы подчиненных. В функциональном подчинении ответственность распределяется между всеми подразделениями, причем каждое из них отвечает только за свое направление деятельности.
- В административном подчинении коммуникация между руководителем и исполнителями происходит вертикально вдоль иерархии. Функциональное подчинение предполагает горизонтальную коммуникацию между различными подразделениями, что способствует более эффективному обмену информацией и координации работы.
- В административном подчинении руководитель обладает большей властью и контролем над исполнителями. В функциональном подчинении руководитель сконцентрирован на обеспечении согласованного выполнения задач и разрешении конфликтов между подразделениями.
В целом, административное подчинение ориентировано на контроль и подчинение, в то время как функциональное подчинение ставит целью сотрудничество и согласованность в работе.
Выход № 2: административное подчинение
Генеральный директор кадрового агентства «Вектор» Вероника Громова: «В каждой компании должна быть определенная структура, в которой четко и ясно обозначена логика подчинения. И по грамотной структуре вы должны административно подчиняться одному руководителю. А всем остальным — функционально. Если в компании структура «не прописана», это все равно не отменяет главной мысли — то, что административно вы можете подчиняться лишь одному человеку. И надо для себя твердо уяснить, кому именно. Поэтому не надо жалеть времени, чтобы как можно лучше понять, в связи с какими именно должностными обязанностями вы взаимодействуете с тем или иным начальником. Чем больше вы проясните и проговорите со своим руководством, тем меньше недопонимания и претензий будет с его стороны».
В чем разница административного и функционального подчинения
Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.
Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю. Это можно зафиксировать как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Есть понятие административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к тому, что сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю…
Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации
Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции. Несмотря на то, что одному функциональному руководителю может подчиняться много человек, правильно распределяйте нагрузку. В противном случае сложно контролировать рабочий процесс.
При функциональном подчинении происходит разрыв между подчиненными на местах и руководителем. Возникает проблема в управляемости:
- Человек подчиняется одному из двух руководителей: административному или функциональному. Одного он не воспринимает серьезно, не выполняет приказы.
- Один из руководителей не считает работника своим подчиненным, поэтому не управляет им.
Если вы столкнулись с такой проблемой, узаконьте обоих руководителей с разделением зон влияния, отразите административное и функциональное подчинение в должностной инструкции.
Административный руководитель будет отвечать за распределение и использование времени работником, соблюдение норм и правил.
Функциональный руководитель станет отвечать за квалификацию специалиста и качество выполнения работы.
Закрепите статус менеджера, издав приказ о функциональном подчинении — используйте образец документа. Для каждого сотрудника или группы определите руководителя.
Донесите до работников организации, что они должны выполнять поручения не только линейного, но и функционального менеджера. Главное, чтобы они не противоречили друг другу.
Проверяйте, насколько хорошо работают сотрудники и своевременно устраняйте выявленные проблемы.
Ознакомьте работников с распоряжением о функциональном подчинении под подпись. Пересмотрите документы, которые регулируют деятельность менеджеров и других сотрудников. Если в должностных инструкциях или договорах нет пункта о функциональном подчинении, дополните их, составив приложение.
Как проверить, хорошо ли руководят линейные менеджеры. Особенности оценки управленческих компетенций
Отвечает Елена СУВОРОВА,
руководитель отдела управления персоналом компании «Код Безопасности» (ГК «Информзащита»).
Не так давно компания внесла коррективы в перечень оказываемых услуг, что отразилось и на работе всех подразделений. Однако руководству стало известно, что в некоторых отделах сотрудники работают, не подозревая об изменениях. В чем дело? HR-директор предположил, что, возможно, руководители среднего звена недостаточно хорошо выполняют свои управленческие функции…
Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации
Если в организации предусмотрено непосредственное и функциональное подчинение, сотрудники лучше работают, так как их действия координируют менеджеры. Управление персоналом не должно выходить за установленные рамки, иначе обязанности будут перекладываться с одного сотрудника на другого.
Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.
Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.
Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой.
Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.
Пример структуры «моно-компании»
Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.
В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?
Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»
А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?
Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.
Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:
1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.
2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.
Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния.
Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии.
Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.
Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.
Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:
- кассир магазина или продавец-кассир
- кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
- специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
- охранник в магазине
- иные исполнители специализированных функций
Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист.
Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога».
Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.
Выход № 3: матрица Эйзенхауэра
Матрица состоит из четырех квадрантов:
- Важные и срочные задачи – задачи, требующие немедленного решения. Они должны быть выполнены в первую очередь.
- Важные, но несрочные задачи – задачи, которые не требуют немедленного решения, но важны для достижения целей и успеха.
- Срочные, но неважные задачи – задачи, требующие немедленной реакции, но не имеющие большого значения для достижения целей.
- Неважные и несрочные задачи – задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Они должны быть исключены или делегированы другим лицам.
Применение матрицы Эйзенхауэра позволяет руководителю более эффективно распределять обязанности среди своих подчиненных. Вместо того чтобы давать указания в режиме «линейного» подчинения, руководитель может сфокусироваться на организации и контроле исполнения задач.
Один из недостатков использования административного подчинения заключается в том, что оно может привести к дезориентации исполнителей и конфликтам в отношениях между коллегами.
Для достижения успеха в работе с многослойной структурой административного подчинения важно соблюдать следующие договоренности:
- Установить четкие обязанности и ответственность каждого сотрудника в соответствии со своим уровнем.
- Определить язык, на котором будет веститься коммуникация между разными уровнями.
- Контролировать своевременное выполнение задач и обязанностей.
- Закрепляйте функциональную ответственность сотрудников актами главного работодателя (руководством) и специфике своего предприятия.
- Не допускайте серьезных отклонений от нормативов и качества исполнения работы.
- Устраняйте проблемы с общих и отдела при помощи сотрудничества и внесения изменений в рабочий процесс.
В практике административной работы это обычно означает, что в каждой части сервисной системы определенному должностному лицу поручаются задачи, относящиеся к его специализации.
Эффективное выполнение задач в многослойной системе административного подчинения требует от руководителей быть специалистами в своей области и иметь навыки управления коллективом.
Отличие административного от функционального подчинения
Административное подчинение характеризуется тем, что начальник подчиненного должностного лица имеет право распоряжаться его ресурсами и контролировать его действия. Сотрудник выполняет указания начальника и регламенты, прописанные внутренними документами организации.
В отличие от административного, функциональное подчинение определяет линию подчинения и ответственности по функциональному принципу. Это означает, что сотрудник выполняет задачи, связанные с определенным видом деятельности или функцией, например, отделом бухгалтерии или департаментом продаж.
Однако, в случае функционального подчинения отсутствует прямой контроль начальника подчиненного над его ресурсами и действиями. Это может привести к ситуации, когда подчиненный не выполняет задания или делает это неуместно, что дезориентирует работников и может привести к проблемам в работе подразделения или организации в целом.
Например, если Нина работает в отделе бухгалтерии моно-компании и ей необходимо получить ответ на вопрос, связанный с учетом трудового ресурса, то она должна обратиться к руководителю своего отдела. Нина не может обратиться напрямую к руководителю отдела трудовых ресурсов, поскольку функциональное подчинение между отделами не предусмотрено.
Главное отличие административного подчинения от функционального состоит в том, что административное подчинение предполагает прямой контроль и возможность распределять ресурсы между подчиненными, как внутри одного подразделения, так и между разными подразделениями организации. В то же время функциональное подчинение предоставляет более узкий рамки ответственности и роли подчиненного согласно его должностному обязанностям.
| Административное подчинение | Функциональное подчинение |
| — Начальник имеет право распоряжаться ресурсами сотрудника | — Возможность выполнения задач, связанных с конкретной функцией |
| — Контроль действий и выполнения задач | — Отсутствие прямого контроля и распределения ресурсов |
| — Регламенты и внутренние документы | — Ответственность по функциональному принципу |
Важно понимать, что в организации могут присутствовать оба варианта подчинения одновременно, и правильное их сочетание способствует эффективной работе и достижению целей.