Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы для микропредприятий в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля
Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:
- Локальные нормативные акты:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- правила охраны труда работников.
- Распорядительные документы:
- приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
- распоряжения.
- Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
- трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2018 ― 2024»);
- трудовые книжки;
- книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- график отпусков;
- личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
- табель учета рабочего времени;
- записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.
Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
Увольнение (высвобождение) работника
Увольнение трудоустроенного сотрудника производится его работодателем на основании одного из трех перечисленных ниже документов:
- заявление работника об увольнении (собственное желание сотрудника, работодатель предупреждается за 2 недели);
- соглашение между работодателем и работником о прекращении трудовых отношений (расторжение договора по обоюдному желанию сторон);
- уведомление об окончании периода действия договора, посредством которого были ранее оформлены трудовые отношения.
Процедура увольнения:
- Издание работодателем соответствующего приказа.
- Составление записки-расчета по трудовым выплатам в связи с увольнением.
- Внесение в трудовую книжку сведений об увольнении (как в приказе).
- Внесение соответствующей записи в персональную карточку сотрудника.
- Увольняющийся сотрудник расписывается в личной карточке.
- Уволенному работнику возвращается его трудовая книжка, выдаются справки о выплаченной зарплате и 2-НДФЛ.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Уставное обеспечение кадровой деятельности
- Составление и утверждение должностных инструкций для сотрудников организации;
- Разработка и утверждение положения о структурных подразделениях, их полномочиях и ответственности;
- Формирование и ведение кадрового резерва для обеспечения высокой квалификации персонала;
- Разработка и ведение кадровой документации, включающей трудовые договоры, приказы о приеме на работу, командировках, отпусках и других изменениях в трудовых отношениях;
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных сотрудников организации;
- Организация системы мотивации и стимулирования персонала, включая разработку и применение системы премирования и вознаграждений;
- Проведение аттестации персонала для определения их профессиональных знаний и навыков;
В целях обеспечения эффективности кадровой работы рекомендуется вести анализ и систематическую проверку уставного обеспечения с учетом изменений в законодательстве и специфики организации.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Какие документы необходимо предоставить для трудоустройства и оформления трудового договора
Для успешного трудоустройства и оформления трудового договора с организацией, необходимо предоставить следующие документы:
1. Паспорт — основной документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все места работы соответствующего сотрудника.
3. Документ об образовании — может быть аттестат о среднем образовании, диплом о высшем образовании или другие документы, подтверждающие полученную специальность.
4. Свидетельство о браке — документ, подтверждающий семейное положение.
5. Трудовой договор предыдущего места работы — при наличии опыта работы, необходимо предоставить трудовой договор с предыдущего места работы.
6. Справка из банка — документ, подтверждающий наличие счета в банке для начисления заработной платы.
7. Медицинская книжка — документ, удостоверяющий отсутствие противопоказаний для работы на данной должности.
Для уточнения полного списка документов необходимо обратиться к отделу кадров организации, где вы планируете трудоустроиться.
Обзор требований к кадровым документам
В списке кадровых документов, которые должны быть в ООО обязательно в 2024 году, входят:
- Трудовой договор. Каждый сотрудник ООО должен иметь подписанный трудовой договор, который регулирует отношения между работником и работодателем.
- Приказы о приеме на работу и увольнении. При каждом приеме на работу или увольнении сотрудника в ООО должен быть оформлен соответствующий приказ, который формализует этот процесс и становится документом, подтверждающим изменение статуса сотрудника.
- Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени является важным документом, фиксирующим отработанные часы каждым сотрудником. Он помогает контролировать рабочие часы, оплату труда и соблюдение трудового законодательства.
- Документы, подтверждающие квалификацию сотрудников. ООО должно иметь документы, подтверждающие квалификацию сотрудников, такие как дипломы, сертификаты, аттестаты и другие документы, необходимые для выполнения конкретных должностных обязанностей.
- Медицинские справки. В соответствии с требованиями, ООО должно иметь медицинские справки о состоянии здоровья сотрудников. Это помогает обеспечить безопасные условия труда и определить, освобождаются ли отдельные сотрудники от выполнения определенных видов работы.
Это лишь некоторые из требований к кадровым документам, которые должны быть выполнены ООО в 2024 году. Важно отметить, что точные требования могут различаться в зависимости от законодательства и региональных нормативных актов. Поэтому рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству для получения детальной информации о требованиях в конкретном случае.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Почему нужно разработать положение о работе с кадрами
Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:
- прием и увольнение;
- ведение трудовых книжек;
- оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
- иные кадровые вопросы.
Положение об отделе кадров 2021 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:
- Общие нормы.
- Задачи.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
- Заключительные пункты.