Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.
Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.
Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях
Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
К ним могут относиться:
- коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
- положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
- график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
- должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
- положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
- журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).
Трудовой договор с местом работы
Трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами – работником и представителем организации. В договоре должны быть указаны следующие данные:
| 1. | ФИО работника. |
| 2. | Дата заключения договора. |
| 3. | Место работы (адрес организации). |
| 4. | Должность работника. |
| 5. | Условия труда (график работы, продолжительность рабочего времени, периодичность выплаты заработной платы и прочее). |
| 6. | Размер оплаты труда (оклад, надбавки, премии, вознаграждения и прочее). |
| 7. | Срок действия договора (если предусмотрено). |
Трудовой договор с местом работы является обязательным документом в организации, и его составление и подписание обязательны для каждого работника. Он позволяет установить четкие правила и условия работы, а также защитить интересы как работника, так и организации.
Трудовая книжка и записи в ней
Записи в трудовой книжке имеют большое значение для работника и работодателя, так как они отражают все изменения, связанные с его работой. В трудовой книжке должны быть фиксированы следующие записи:
- Записи о приеме на работу – в этой графе указывается дата начала работы, должность, подразделение и условия трудоустройства.
- Записи о переводах и перемещениях – в этой графе отражаются все изменения места работы, подразделения и должности работника.
- Записи об изменении заработной платы – в этой графе указывается информация о повышении или понижении заработной платы, о начислении и выплате премий и доплат, а также о совершенных удержаниях.
- Записи об отпусках – в этой графе фиксируются все виды отпусков (отпускные, больничные, отгулы), их длительность и периоды использования.
- Записи о командировках – в этой графе указываются данные о командировках работника (срок, цель, место).
- Записи об увольнении – в этой графе должна быть информация о причинах увольнения, дата его осуществления и наименование работодателя.
Важно отметить, что трудовая книжка должна быть ведена в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства. Работодатель обязан своевременно вносить все необходимые записи и предоставить работнику доступ к его трудовой книжке для ознакомления.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Перечень документов для приема на работу
Для приема на работу в ООО работник должен предоставить следующие документы:
- 1. Заявление о приеме на работу (указываются ФИО работника, дата рождения, образование, специализация и предыдущее место работы);
- 2. Паспорт (оригинал и копия всех страниц);
- 3. Трудовую книжку (оригинал и копия всех заполненных страниц);
- 4. Диплом (оригинал и копия);
- 5. Справку об образовании (оригинал и копия);
- 6. Справку о предыдущем месте работы (оригинал и копия);
- 7. Медицинскую справку формы 086-У;
- 8. СНИЛС (оригинал и копия);
- 9. Полис ОМС (оригинал и копия);
- 10. Свидетельство о рождении детей (если есть);
- 11. Военный билет (для военнообязанных);
- 12. Фотографии 3х4 см (2 штуки);
- 13. Другие документы в зависимости от должности и требований работодателя.
Все документы должны быть предоставлены в оригинале и заверены работником и работодателем.
Кадровая отчетность в военкомат
Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (абз. 4, 5 п. 1 ст. 4, п. 11 ст. 8.1 53-ФЗ от 28.03.1998, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель.
Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат:
| Наименование формы | Примечание | Сроки сдачи |
|---|---|---|
| Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету | Предоставляются при принятии гражданина на работу или его увольнении с работы | В течение 5 дней со дня принятия/увольнения работника |
| Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете | Предоставляются только при изменении таких сведений | В течение 5 дней со дня изменения сведений |
| Сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять | Предоставляются при выявлении таких граждан | В течение 3 рабочих дней после выявления таких граждан |
| Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете | Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата | В течение 14 дней с момента получения запроса |
По постановлению № 719 руководитель вправе передать обязанности по ведению воинского учета другому работнику. Обязанности передают по официальному распоряжению (приказу), которое, в свою очередь, следует согласовать с местным отделением военкомата.
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Трудовые договоры для сотрудников
В трудовом договоре должны быть четко определены права и обязанности сторон, условия работы и оплаты труда, продолжительность рабочего времени, отпуска и прочие важные аспекты трудовых отношений.
Трудовой договор может быть как на определенный срок, так и на неопределенный срок. При заключении договора на определенный срок, должно быть указано его длительность и основание для заключения такого договора.
Также трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами. Заключение трудового договора является важным этапом при приеме нового сотрудника на работу и гарантирует законность и закрепление прав и обязанностей сторон.
При изменении условий трудового договора, например, в случае изменения заработной платы или графика работы, также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Трудовые договоры являются важным элементом организации работы ООО в 2024 году и должны быть составлены в соответствии с требованиями трудового законодательства и учтены все особенности работодателя и работников. Они способствуют законному и адекватному регулированию трудовых отношений, предоставляют возможность защиты прав и интересов обеих сторон.
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.
Учредительный договор ООО: регистрация и изменения
Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование общества с ограниченной ответственностью;
- Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
- Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
- Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
- Порядок распределения прибыли и убытков общества;
- Порядок выхода учредителя из состава общества;
- Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.
После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.
Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.
Трудовой кодекс: новые изменения и требования
Кроме того, внесены изменения в требования к оформлению трудовых договоров и приему на работу. Теперь для заключения трудового договора необходимо предоставить оригиналы документов, подтверждающих образование и квалификацию соискателя, а также медицинские справки о состоянии здоровья, включая результаты наркологического и психиатрического осмотра. Эти требования призваны обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте.
- Расширение прав пенсионеров на работу
- Новые требования к оформлению трудовых договоров
| Новации | Цель |
|---|---|
| Расширение прав пенсионеров на работу | Дать возможность пенсионерам продолжать трудиться по своему желанию и получать соответствующие социальные гарантии |
| Новые требования к оформлению трудовых договоров | Обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте |
Кадровая документация ООО: необходимые документы на 2024 год
Для правильной организации кадровой работы в ООО на 2024 год необходимо соблюдать ряд требований и вести соответствующую документацию. Важно учитывать актуальные изменения в законодательстве и приводить все документы в соответствие с ними.
Список необходимых документов на 2024 год включает:
- Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работником и работодателем. Он определяет взаимные права и обязанности сторон и должен быть составлен в письменной форме.
- Заявление о приеме на работу – представляет собой заявление от работника, подаваемое вместе с соответствующими документами при трудоустройстве.
- Личное дело работника – включает в себя документы, отражающие трудовую деятельность работника: анкету работника, копии документов об образовании, списки совместимых должностей и другие.
- Табель учета рабочего времени – документ, предназначенный для учета отработанного рабочего времени каждым работником.
- Ордер на заработную плату – документ, содержащий информацию о начислениях и удержаниях работников.
- Приказы о приеме на работу, о перемещении, об увольнении и другие – служат для регулирования переводов и увольнений работников, а также других изменений в их трудовом статусе.
Важно помнить, что перечень необходимых документов может различаться в зависимости от сферы деятельности организации и численности ее персонала. Также следует отметить, что регламентация требований к кадровой документации постоянно меняется и требует обновления и актуализации документов.