Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционные сотрудники. Часть 4: Увольнение и охрана труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда наступила первая волна заболевания коронавируса, и удаленка стала нормой, оказалось, что в отечественном законе недостаточно гибкости для обеспечения безопасности подобного маневра. Компании просто не понимали, как удаленка оформляется. Они должны были получить согласие каждого работника для перехода на удаленный формат работы. Такое же согласие должно было быть, если сотрудник должен работать сверхурочно, в выходные или праздники.
Можно перевести человека на удалёнку не имея его согласия
Есть и другие поводы для получения согласия на манипуляции с работником. Например, перенос или разделение отпуска на несколько частей, а также его преждевременный выход на работу из отпуска. Прежде чем что-то делать, работодатель был вынужден брать согласие своего сотрудника. Это же касалось удаленной работы. Но если в компании очень много рабочих мест, оформление согласия каждого сотрудника это длительный и хлопотный процесс, который отнимает неоправданно много времени и был не всегда эффективным.
Кадровая служба порой не справлялась с поднявшейся загрузкой и процедура затягивалась, что в условиях пандемии было опасно. Работников нужно было как можно быстрее отпустить домой и обеспечить им условия работы удаленно. Закон об удаленной работе с 1 января 2021 года заметно упростил процедуру и сделал её более эффективной.
Основания, по которым работника на дистанционке можно уволить
Закон о дистанционной и удаленной работе позволил избавиться от одного из самых больших страхов сотрудников – риска, что их уволят. Хотя подобная проблема существовала, увольнять сотрудников все ещё можно только в рамках Трудового кодекса. А причин для увольнения там всего несколько.
В частности, без согласия самого сотрудника увольнение возможно, если у него низкий уровень квалификации. В таком случае работника могут перевести на должность пониже (которая отвечает его квалификационным навыкам) или уволить. Но чтобы уволить такого работника, он должен пройти аттестацию, подтвердив низкий уровень своей квалификации.
Также без согласия увольняют сотрудников, позволивших себе нарушить трудовые обязанности, но при условии, что человек уже получал дисциплинарные взыскания. Исключением выступают только случаи грубого нарушения обязанностей. В такой ситуации увольняют сразу же и повторное нарушение не требуется. Грубым нарушением считается разглашение коммерческих тайн, прогул без уважительных причин, пьяное состояние на работе, кража вещей в офисе или причинение им намеренного вреда.
Уволить в соответствии с законом могут в рамках процедуры сокращения персонала. Должность, с которой уволили сотрудника, должна быть закрыта окончательно, а не появиться на сайте с вакансиями через какое-то время после увольнения работника. Но для дистанционных работников до 2022 года действовали другие правила, согласно которым увольнение было намного более простым. Многие компании увольняли работников по любому удобному поводу, даже без нарушений. Теперь регулирование стало гораздо тщательнее, и увольнять сотрудников с работы можно только при невыходе на связь больше двух дней и при переезде в другую местность, где он не сможет работать.
Право удаленного работника на отдых
В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.
Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.
Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:
- для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
- предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
- выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.
Если он увольняется по собственной воле, работодатель не возражает либо инициатива была взаимной, трудовых споров удается избежать.
Целесообразно соблюсти следующий порядок действий:
- работник пишет стандартное заявление с указанием причины: по взаимному желанию сторон либо по собственному желанию;
- заявление нужно отсканировать в хорошем качестве и отправить работодателю с использованием ЭЦП;
- если стороны не договорились об обратном, работник трудится еще 2 недели дистанционно, как и обычный сотрудник;
- после получения в электронном виде приказа об увольнении гражданин должен подписать его своей ЭЦП и отправить работодателю, подтвердив факт ознакомления с документом;
- трудовую книжку по заявлению работника (если она велась) нужно отправить по почте, как и бумажный вариант приказа на увольнение.
Отметим, что ситуация с заявлением об увольнении от дистанционного сотрудника имеет спорные моменты.
Несмотря на то что ФЗ-63 от 6/04/11 г. об ЭЦП позволяет использовать электронные документы наравне с бумажными, Инспекция труда настаивает: заявление обязательно должно быть оформлено на бумажном носителе (ст. 80 ТК РФ).
Следовательно, просто написать заявление и отправить его по «электронке» — рискованный шаг. Необходим именно письменный отсканированный вариант, подтвержденный ЭЦП. Нелишним будет и предварительное заверение заявления нотариально.
Что нужно помнить при увольнении дистанционных сотрудников
- Удалённых работников формально можно уволить по тем же основаниям, что и остальных. Но в некоторых случаях, например — при прогуле, обосновать увольнение по инициативе работодателя будет намного сложнее.
- ТК РФ предусматривает два дополнительных основания для увольнения для дистанционных работников: невыход на связь с работодателем или переезд в другую местность, если он помешает трудиться на прежних условиях.
- Документооборот при увольнении удалёнщика можно организовать как в электронном виде, так и на бумаге. В последнем случае все документы необходимо отправлять заказными письмами с уведомлением о вручении.
- Ещё на этапе приёма на работу дистанционного сотрудника лучше сразу предусмотреть его обязанность оформить ЭЦП. Так вы упростите документооборот во время работы и при увольнении, и подстрахуете себя от возможных споров и проволочек.
Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами
В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.
Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.
Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь
В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.
Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.
Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.
Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).
Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.
Изменения в порядке оплаты труда при дистанционной работе
Новой статьей 312.5 Трудового Кодекса государство защитило дистанционных сотрудников от потерь в оплате труда при новом формате работы. Теперь в законе прямо указано, что удаленное выполнение трудовых функций не может быть основанием для уменьшения заработной платы.
Налоговики разъяснили, как нужно перечислять НДФЛ тем организациям, которые имеют филиалы и используют труд дистанционных работников.
По мнению ФНС, здесь нужно ориентироваться на то, кто платит конкретному сотруднику вознаграждение – головная компания или филиал. НДФЛ необходимо перечислять в бюджет по месту регистрации плательщика (компании или филиала), в штатном расписании которого числится дистанционный сотрудник.
При этом место нахождения самого дистанционного работника значения не имеет. Сам факт перевода сотрудника на «удаленку» не образует обособленного подразделения (письмо ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@).
Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году
Сам термин «удаленная работа» не новый — он появился Трудовом кодексе в 2013 году, в главе 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.
Дистанционный работник входит в штат организации и на него в полной мере «распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права».
ТК РФ Статья 312.1. Общие положения
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
В статье 312.4 также сказано, что «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».
Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.
Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.
В доп. соглашении указывают, что сотрудник выполняет обязанности не в офисе работодателя, а по месту проживания с конкретным адресом. Обязательно прописывают, по каким каналам он будет связываться с работодателем (в электропочте, в тасктрекере и т. п.), кому именно он будет отчитываться и в какие сроки. Можно даже конкретно прописать что-то вроде «в течение рабочего дня — с 9:00 до 18:00 — сотрудник обязан отвечать на письма руководителя не позднее, чем через 30 минут после получения».
Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет.
То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.
Структура заявления и требования
Структура заявления стандартная. В правом верхнем углу пишется обращение к руководителю компании (Ф.И.О.), ниже указывают Ф.И.О. и должность сотрудника. В тексте нужно указать причину увольнения: по собственному желанию или по обоюдному желанию сторон. Далее ставятся дата и подпись сотрудника.
Для того чтобы предотвратить спорные моменты, заявление следует заверить у нотариуса и отсканировать в цвете, после чего отправить работодателю. Необходимо заранее (не менее чем за 2-3 дня) предупредить работодателя об увольнении. Как и при офлайн-режиме, удаленный работник без веской причины увольнения обязан отработать 2 недели. Руководитель обязательно должен получить заявление с согласием сотрудника на то, чтобы его трудовую книжку отправили по почте на конкретный адрес.
Увольнение по вине самого работника
Когда работодатель инициирует увольнение сотрудника по соответствующей статье закона, фиксирующей его нарушения при неисполнении возложенных обязанностей, это создает определенные сложности при дальнейшем устройстве его на работу. Поэтому работодатель должен подходить к вопросу увольнения сотрудника по такой статье особенно взвешенно, и представить бесспорные доказательства вины сотрудника:
- Сначала нужно зафиксировать документально причину, которая стала основанием для увольнения. Для этого следует составить акт, подтверждающий совершенный сотрудником инцидент: отказ от выполнения порученной работы, систематическое пренебрежение правилами безопасности, приход на работу в нетрезвом состоянии и т.д.
- Затем нужно получить от нарушителя письменно составленное объяснение. Для этого ему дается двухдневный срок с момента инцидента.
- Далее выпускается приказ об увольнении, с которым нарушителя знакомят под роспись.
- В заключении ему выдают трудовую книжку и производят окончательный расчет. Выходное пособие при такой причине увольнения не выплачивается.
Отвечать на запросы работодателя надо в срок
Второе дополнительное основание прекращения трудового договора с дистанционным работником – если в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника) (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ).
В таком случае он может быть расторгнут по инициативе работодателя. Данное увольнение, так же, как и по основанию выше, оформляется по общим правилам (Письмо Роструда от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1). В частности, необходимо запросить у работника письменное объяснение, а если через два рабочих дня он его не представит, то составить об этом акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Если дистанционный работник был ознакомлен с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора в форме электронного документа, то работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) направить ему копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Когда допускается дистанционное увольнение
Специального перечня ситуаций, при которых возможно увольнение в дистанционном формате законодательством не установлен. С соответствии с этим каждая ситуация должна рассматриваться индивидуально, путем согласования между работником и работодателем. На практике в качестве оснований для дистанционного увольнения могут быть рассмотрены:
- Переезд работника, связанный, к примеру, с переводом супруга в иную военную часть, либо с необходимостью ухода за больным родственником;
- Изначальная дистанционная работа, ввиду удаленности головного офиса;
- Нахождение сотрудницы в декрете, в другом городе;
- Состояние здоровье, не позволяющее свободно передвигаться;
- Конфликты в офисе, препятствующие нахождению сотрудника рядом с персоналом;
- Иные личные причины.
В том случае, если руководитель сочтет причину работника оформить увольнение дистанционно уважительной, увольнение можно так проводить.
Охрана труда дистанционных работников
Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их дистанционной работы только в следующем объеме (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— расследовать и вести учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— выполнять предписания должностных лиц Роструда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих госконтроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан, если только иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).
Сроки увольнения. Нужна ли отработка?
Если в качестве обоснования увольнения выступает закрытие фирмы или сокращение, руководство должно заблаговременно уведомить об этом работника. Законодательно установлено, что сообщить о ликвидации организации и сокращении нужно за 2 месяца до увольнения.
При смене штата из-за прихода нового директора, увольнение нанятых предшественником сотрудников осуществляется в трехмесячный срок, исчисляемый со дня вступления в должность действующего руководства.
Информация В отличие от случаев расчета по согласию сторон или по заявлению самого сотрудника, увольнение по инициативе работодателя не влечет за собой необходимость отработки. По факту день разрыва трудового договора считается последним рабочим днем служащего.