Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Внесение информации в СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ формируется следующим образом:
- в шапке документа и в разделе 1 заполняется ИНН и КПП работодателя, а также его регистрационный номер в ПФР;
- тип сведений указывается согласно п. 2.1.5 Порядка по Постановлению № 507п. Если указан тип «Исходная», то разделы 4 и 5 заполнять не нужно;
- в качестве отчетного периода указывается в целом год без разделения по кварталам;
- в разделе 3 ставятся ФИО и СНИЛС работника, периоды его профессиональной деятельности с указанием периодов, которые включаются (болезнь, отпуск по БиР и др.) и не включаются (отпуск без оплаты) в страховой стаж. Для уволенного работника крайняя дата в периоде трудовой деятельности — день расторжения трудовых отношений. Для вышедшего на пенсию работника дата конца стажа не может быть позже даты выхода на пенсию;
- код особых условий труда не проставляется, когда не было уплаты страхвзносов по дополнительным тарифам;
- в графе 11 проставляется дополнительная информация, к примеру, «ВРНЕТРУД», «НЕОПЛ», «ДЛОТПУСК» и т.д. Периоды болезни, отпуска без оплаты и другие обязательно фиксируются отдельными строчками;
- в графе 12 проставляется код условий досрочного назначения страховой пенсии;
- период деятельности работника по ГПХ договору указывается одним из таких кодов: «ДОГОВОР» — если оплату по ГПХ договору произвели в отчетном периоде, «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплату по ГПХ договору не производили в отчетном периоде (п. 2.3.5 Порядка по Постановлению № 507п). Если есть другие периоды трудовой деятельности, то период работы по ГПХ договору должен указываться первым. Если ГПХ договоров несколько с одним физлицом, требуется по отдельности указать каждый период, на который оформлен договор, чтобы даты соответствовали датам в подтверждающих документах;
- в нижней части документа указывается дата его подписания директором.
Кто сдает отчет ЕФС-1
Например, подразд. 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 представляется в территориальное отделение СФР всеми страхователями: организациями, ИП (п. 1.4, 1.5 Постановления № 246п).
Подразд. 1.2 разд. 1 формы ЕФС-1 оформляется и сдается в СФР только теми организациями (ИП), чьи работники в отчетном периоде (п. 1.6 Постановления № 246п):
- замещали должности госслужащего, муниципального служащего;
- работали на корабле и на ином водном ТС;
- отработали полный сезон в компании на сезонной работе (ст. 293 ТК РФ);
- работали в тюрьме;
- получили право на досрочное получение страховой пенсии на основании ст. 30–32 ФЗ № 400 от 28.12.2013;
- были в состоянии простоя или отстранены от работы;
- были освобождены от работы;
- работали вахтой;
- имели статус «безработный» и получали пособия по безработице;
- заслужили право на получение пенсии на основании ФЗ № 1244-1 от 15.05.1991 «О Чернобыльской АЭС»;
- находились в отпуске по уходу за ребенком 1,5–3 лет;
- пребывали в неоплачиваемом отпуске (ст. 128 ТК РФ);
- работали в с/х согласно ч. 14 ст. 17 ФЗ № 400 от 28.12.2013.
Как отчитываться за прошлые периоды.
За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:
- СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
- СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
- ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
- 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
- СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.
Страхователь включает в СЗВ-СТАЖ сведения о каждом застрахованном лице, которое работает у него в отчетном периоде. Включая директоров-единственных учредителей и лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера.
В форме СЗВ-СТАЖ указываются ФИО и СНИЛС застрахованных лиц, периоды работы, основания для досрочного назначения пенсии.
- В программе 1С:ЗУП данные в СЗВ-СТАЖ попадают при проведении:
- кадровых документов — прием, увольнение
- документов, регистрирующих отсутствия сотрудников — отпуск без сохранения оплаты, отсутствия, болезни, прогулы, неявки, отпуска по уходу за ребенком.
Коды особых условий труда в СЗВ-СТАЖ
В графе 9 нужно ставить коды особых условий труда, если работник претендует на досрочную пенсию. Например, сотрудник был занят на подземных работах или трудился в тяжелых условиях.
| Код для графы 9 отчета СЗВ-СТАЖ | Расшифровка |
| 27-1 | Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах |
| 27-2 | Работы с тяжелыми условиями труда |
| 27-3 | Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, дорожных и погрузочно-разгрузочных машин |
| 27-4 | Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью |
| 27-5 | Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомобилей непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы |
Кого следует включать в отчет СЗВ-М
Если в организации есть штатные работники, которые оформлены на основании трудового договора, то в отчет по форме СЗВ-М они должны включаться, вне зависимости от фактического осуществления выплат и иных вознаграждений за отчетный период в их пользу, а также вне зависимости от уплаты за них страховых взносов. Что касается граждан, работающих в организации по гражданско-правовым договорам, то ПФР считает, что включать их в отчет СЗВ-М следует только при условии начисления в отчетном периоде страховых взносов на вознаграждения, которое выплачено им на основании условий договоров ГПХ.
Отдельно ПФР поднял вопрос о необходимости представления отчета СЗВ-М общественными объединениями, являющимися страхователями по обязательному пенсионному страхованию. Такая обязанность этих НКО зависит от факта наличия или отсутствия у них трудовых или гражданско-правовых отношений с их участниками. Это значит, что если существуют заключенные трудовые или гражданско-правовые договоры на выплаты, по которым НКО начисляет и уплачивает в ПФР страховые взносы, то она должна сдавать отчет. Если таких отношений у общественной организации нет, то и отчитываться по форме СЗВ-М ей не нужно. Однако, при заключении договоров ГПХ с добровольцами на возмещение им расходов на питание в размере, превышающем размеры установленных суточных, организация будет должна подавать в ПФР сведения по форме СЗВ-М.
Чиновники также напомнили работодателям и гражданам, что периоды работы, которые выполнялись застрахованными лицами на территории РФ по договорам ГПХ, включаются в их страховой стаж только при условии, что по выплатам за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы.
В Пенсионный фонд форма СЗВ-М должна сдаваться каждый месяц до 15 числа. Обратите внимание на то, как вы заполняете сведения по лицам, которые заняты по договорам ГПХ. Будет ошибкой отражать таких лиц исключительно при условии, что в этом месяце были начисления на их вознаграждение. Весь срок действия по ГПХ, весь срок выполнения работ по ГПХ. Мы это лицо должны проставлять в форме СЗВ-М, а в форме СЗВ-СТАЖ – стаж будем проставлять.
Например, организация платит с авторских договоров страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Однако автор по договору может получать маленькое вознаграждение. Несмотря на это организация должна весь год этого автора показывать в форме СЗВ-М. Точно так же продолжайте заполнять и по гражданско-правовым договорам. Весь срок действия гражданско-правового договора исполнители должны отражаться в форме СЗВ-М. Например, организация заключила договор с экспертом на год. Его вызывают по мере необходимости. Таких случаев за год было два. Однако организация обязана показывать этого эксперта весь год в СЗВ-М. А в СЗВ-СТАЖ показываем сведения с кодом «НЕОПЛ». Если в каком-то месяце было начисление, организация должна показать сумму начисленного вознаграждения.
С пенсией он сам будет разбираться. Есть норма закона, в которой говорится, что им этот год засчитывается в стаж на пенсию при условии только, что взносы с их вознаграждений будут уплачены в сумме не меньше, чем с МРОТ. Но организация не имеет права лишать таких работников стажа. Представьте, что такой работник выполняет работу с января по март, в марте подписываем акт, вознаграждение платим также в марте. Но неужели только март показывать? Нет, он работал и январь, и февраль месяц.
Как заполнять СЗВ-СТАЖ: образец заполнения нового бланка
С 2022 года форма СЗВ СТАЖ обновлена.
Как заполнять новый отчет – читайте в статье, здесь построчный образец заполнения с примерами, документы для скачивания, справочники на 2022 г. и полезные ссылки. Заполнить СЗВ-СТАЖ онлайн вы можете в программе БухСофт.
Она автоматически подготовит форму для сдачи в Пенсионный фонд с учетом всех изменений законодательства на новом бланке.
Форма будет протестирована всеми проверочными программами ПФР.
Попробуйте бесплатно: Вовремя и без проблем отчитываться в Пенсионный фонд вам помогут следующие документы. Скачивайте бесплатно: Все изменения в одном файле.
Скачать бесплатно Поможет правильно отчитаться.
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Соответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатно Соответствует всем требованиям законодательства.
СЗВ-СТАЖ: образец заполнения и срок сдачи
При этом в отчете обязательно заполняют раздел 4, а при наличии договора с НПФ заполнению подлежит и раздел 5. Отчет о периодах работы по форме СЗВ-СТАЖ Как подавать сведения о застрахованных лицах зависит от численности сотрудников в компании.
Если работающих 25 и более человек, сведения подают в электронном виде с ЭЦП. Если численность персонала 24 и менее человек, работодатель вправе самостоятельно определить, подавать ему отчет в электронном виде с ЭЦП или бумажном. Форма СЗВ-СТАЖ должна быть сдана в ПФР одновременно с формой ОДВ-1.
★ Читайте в «Системе Кадры»: Сдавать оба отчета нужно в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации компании. Предприниматели сдают сведения в ПФР по месту жительства. При наличии в организации обособленных подразделений придется учитывать ряд особенностей.
Как подать форму СЗВ-СТАЖ в ПФР?
Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.
Правила подачи по ТКС:
- Документ подписывается усиленной КЭП.
- Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.
Сроки сдачи отчета по форме СЗВ-СТАЖ
Срок сдачи отчета за предыдущий календарный год — 1 марта. Т.е. работодателю 1 марта 2021 года необходимо будет заполнить формы за 2021 год.
Однако, бывают случаи, когда отчетность сдается в другие периоды. Рассмотрим подробнее основания и сроки в таблице:
| Основание | Срок подачи |
| Ежегодный отчет | До 1 марта |
| Назначение пенсии работнику | В течение 3-х дней после подачи работником заявления |
| Увольнение сотрудника | В день подписания. Выдается на руки работнику |
| По требованию работника | В течение 5 рабочих дней |
| Прекращение деятельности ИП | В течение одного месяца от момента подачи заявления о прекращении деятельности индивидуального предпринимателя |
| Ликвидация ООО | В течение одного месяца от даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса, до подачи в ИФНС документов о ликвидации |
| Реогранизация ООО | В течение одного месяца от даты утверждения передаточного акта (разделительного баланса) |
Основные правила заполнения
- В верхней части страницы указывается регистрационный номер в ПФР.
- В каждую строку вписывается только один показатель.
- При отсутствии каких-либо показателей в графах разделов 1-5 ставятся прочерки, а графы раздела 6 не заполняются.
- В СЗВ-СТАЖ не допускается исправление ошибок при помощи корректирующего средства.
- Документ может быть заполнен от руки или с помощью компьютера.
- При заполнении от руки допускается использование гелевой, перьевой или шариковой ручки любого цвета, кроме красного и зеленого.
- Сведения в отчет вносятся заглавными печатными буквами.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.