Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие могут быть структурные подразделения организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В компании единовременно осуществляется огромный перечень процессов: закупка, производство, логистика, работа с клиентами, поддержание порядка в зданиях и на территории и др. С целью упорядочить все эти и многие другие процессы, в компании создаётся организационная структура. Это могут быть отделы, филиалы, цеха и др.
Виды структурных подразделений организации
Так как понятие структурных подразделений организации не закреплено в законодательстве, вопросы названия, а также конкретных целей и задач, стоящих перед данными подразделениями, могут иметь различные ответы. Но в большинстве случаев в кадровом делопроизводстве используются устоявшиеся основные названия, что может значительно упростить создание эффективной системы распределения обязанностей и управления персоналом на предприятии. Так, примеры названий структурных подразделений организации вместе с их основными задачами и функциями могут выглядеть следующим образом:
-
Управления. Так называются подразделения, которые создаются по отраслевым или функциональным признакам в крупных корпорациях или государственных учреждениях, обеспечивая основное руководство в сфере их ответственности и распределяющее задачи по более мелким подразделениям. Характерной особенностью управлений как структурных подразделений, является отсутствие в них производственного персонала и исполнение сугубо административных и управленческих задач.
- Отделения. В качестве отделений устанавливаются структурные подразделения лишь в нескольких сферах деятельности. К ним относятся организации здравоохранения, где различные отделения разделяются по основным функциям, а также некоторые государственные учреждения. В банковской и страховой сфере, отделения напротив – создаются по территориальному принципу, а не функциональному, и часто могут регистрироваться в качестве филиалов, то есть представлять собой понятие более широкое, чем просто структурное подразделение.
- Департаменты. Данные виды структурных подразделений, как и управления, создаются преимущественно в государственных органах и крупных корпорациях. Они также объединяются по функциональным и отраслевым признакам и, в свою очередь, тоже подразделяются на отделы. Основное их отличие от управлений – более низкая ступень в иерархии подразделений предприятия.
- Отделы. Это – один из основных видов структурных подразделений, который имеет место в большинстве субъектов хозяйствования, где осуществляется таковое разграничение сфер деятельности персонала. При этом отделы могут быть как единственным видом структурных подразделений, так и составляющей частью департаментов и управлений. Отделы чаще всего реализуют одно или несколько конкретных направлений трудовой деятельности в рамках предприятия.
- Службы. Под службами подразумеваются обособленные структурные подразделения, объединенные по функциональному признаку, в том числе и в рамках нескольких иных структурных подразделений. Например, служба безопасности в банковской организации может располагаться и иметь своих сотрудников во многих отделениях и филиалах, но в то же время, является отдельным целостным структурным подразделением с собственным централизованным руководством.
- Бюро. Такие структурные подразделения как бюро – во многом могут являться идентичными отделам. Однако в глобальном аспекте, считается, что бюро – это меньшая структурная единица в предприятии, чем отдел. Кроме этого, традиционно бюро занимаются сугубо документарной и административной деятельностью, в то время как отделы вполне могут участвовать и в непосредственном процессе производства.
Правовое положение филиалов и представительств юридических лиц
Каждая коммерческая организация создается для целей извлечения прибыли. Вследствие высокой конкуренции компании выходят за пределы своего региона для освоения новых рынков сбыта и расширения клиентской базы. Однако деятельность в другом регионе нужно организовать в соответствие с требованиями законодательства.
С этой целью компании открывают филиалы или представительства, в зависимости от наделяемых функций. Регистрацию представительств и филиалов следует отразить в уставных документах компании, так как отсутствие этих сведений может грозить штрафом для организации в соответствие с Кодексом административных правонарушений.
Филиалы и представительства с точки зрения своей организационной структуры имеют как сходства, так и отличия. Рассмотрим признаки, объединяющие обособленные подразделения:
- Одним из самых главных признаков обособленных территориально подразделений является их правовой статус. Ни филиал, ни представительство, как было описано выше, не имеют статуса юридического лица. Из этого следует, что они не могут быть участниками экономических отношений, не имеют права выступать истцами и ответчиками в суде, не несут ответственности по своим обязательствам. Все эти функции за них выполняет головная организация.
- Территориальная обособленность также является отличительной чертой как филиалов, так и представительств организаций. И те, и другие создаются отдельно от основной организации: в другом муниципальном образовании, в другом регионе, в другой стране.
- Филиалы и представительства являются имущественно обособленными. Они имеют в своем распоряжении денежные средства, но не являются их фактическими владельцами. Филиалы и представительства могут быть выделены на отдельный от головной организации баланс и иметь свои расчетные счета. Эти сведения непременно следует отразить в уставе компании.
- Решение о регистрации любого обособленного подразделения следует оформить внутренним документом организации (положением, приказом).
- Еще одним немаловажным признаком филиала или представительства является организационная обособленность. Руководитель этих подразделений назначается на должность головной организацией и наделяется необходимыми полномочиями, закрепленными в доверенности.
Тем не менее, несмотря на множество идентичных признаков, между филиалами и представительствами есть и существенные различия. К наиболее значимым из них можно отнести функциональность и цели открытия.
В качестве основы была взята классификация, в рамках которой выделяют 61 отдел. Они будут более-менее структурированы по сходству выполняемых ими обязанностей. Также следует отметить, что на практике их названия могут иметь немного другой вид, но суть от этого не меняется. Более детально с этим поможет ознакомиться внутреннее положение. Структурные подразделения образовательной организации и коммерческого предприятия разнятся из-за разных целей. Так что при изучении конкретных субъектов это нужно учитывать. Ведь преследуются разные цели, над достижением которых и работают структурные подразделения организации. Виды же существуют следующие.
Выбор оптимальной структуры ОП
Выстроить структуру ОП под все виды продаж невозможно, да и не нужно. Универсальность может повредить способности конкурировать. Кроме того, ситуация на рынке может меняться, поэтому всегда нужно быть готовым внести необходимые изменения: увеличить или уменьшить штат, дополнить или убрать обязанности менеджеров и так далее.
Эффективно себя показывает разграничение функций продавцов.
Например, по каналам продаж:
- работа с розницей;
- дилерский канал;
- работа с прямыми клиентами;
- работа с тендерами.
С точки зрения целесообразности, менеджеров так же можно поделить по принципам:
- территориальному;
- сегменту рынка;
- продаваемому продукту.
Хорошо показывает себя структурирование в зависимости от текущей задачи:
- хантеры – сотрудники, которые склонны к свободному поиску и специализируются на поиске новых клиентов.Незаменимы при высокой конкуренции и, если торговая марка продукта не слишком известна. На холодные звонки имеет смысл ставить именно такой тип сотрудников;
- клоузеры – продавцы, способные не потерять найденного клиента и довести его до заключения сделки;
- фермеры – работают с клиентами, которые уже приобретали ваш продукт.
Не меньшее значение имеет правильно организованное взаимодействие между подразделениями, не позволяющее клиенту почувствовать себя «брошенным».
Инструкция для открытия филиала
Открытие представительства или филиала в другом городе осуществляется пошагово:
1. Принимаем решение.
Организуете собрание из учредителей ООО и решаете вопрос об открытии. Решение протоколируется, и в учредительные документы вносятся изменения. Устав тоже меняется.
2. Документируем положение созданной единицы в компании.
Составляется положение, которое регламентирует деятельность созданного отделения. Закона и формы, по которым составляется положение, нет, но стоит придерживаться пунктов:
- Адрес, по которому будет располагаться представительство, его название.
- Цели и задачи, которые будет решать филиал.
- Территориальные границы, в поле которых отделение может осуществлять деятельность.
- Какую деятельность будет вести отделение?
- Состав управляющих органов.
- Права и обязанности директора филиала.
- Источники укомплектования материальной базы.
- Порядок и правила отчетности перед основной компанией ООО.
Кроме предложенных пунктов, в положение вносят все вопросы, связанные с деятельностью филиала.
3. Извещаем регистрирующие органы.
Обо всех изменениях в уставе и открытии новой единицы в компании необходимо известить регистрирующие органы: налоговую, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования. В налоговую подается пакет документов, которые определены в статье 19 ФЗ от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ: положение филиала, уведомление об изменениях в учредительной документации, текст изменений, приказ об открытии. На протяжении 5 рабочих дней ФНС рассмотрит документы и внесет филиал в ЕГРЮЛ. С даты регистрации начинается официальная деятельность филиала.
На протяжении 5 рабочих дней ФНС рассмотрит документы и внесет филиал в ЕГРЮЛ.
В положении должно указываться, будет ли филиал иметь отдельный расчетный счет и свой баланс. От этого зависит порядок регистрации (придется вам ставить филиал на учет в Пенсионный и Фонд социального страхования нового города или нет). При наличии отдельного баланса и счета социальные взносы осуществляются в городе, где ведется деятельность новой единицы. Если одно из условий не соблюдается, то выплаты вы будете осуществлять по месту регистрации головной компании.
В Пенсионный фонд нужно предоставить следующие документы:
- Заявление о регистрации филиала.
- Свидетельство от налоговых органов о том, что филиал стоит на учете в новом городе.
- Уведомление о регистрации основной компании в Пенсионном фонде по месту ее регистрации.
ПФР в новом городе выдаст вам уведомления о том, что основная компания является страхователем филиала. Уведомление выдается в двойном экземпляре. Один документ вам необходимо предоставить в ПФР, основной – компании. Для этого у вас будет 10 рабочих дней.
По закону от 29 ноября 2010 года N 326-ФЗ выплаты и страхование должны осуществляться на той территории, где ведет деятельность новая единица. Сотрудники ПФР после регистрации сами передадут данные о новом филиале в Фонд медицинского страхования.
В ФСС зарегистрировать филиал необходимо в течение одного месяца. Для этого вам необходимо сделать заявление от головной компании как основного страхователя и предоставить документы (заверенные копии):
- Свидетельство о регистрации ООО.
- Свидетельство от ФНС о постановке на учет основной компании.
- Свидетельство от ФНС в новом городе.
- Документы, которые подтверждают открытие филиала.
- Справка из банка о создании отдельного счета и отчислении за физических лиц.
- Письмо из Росстата.
У чиновников ФСС будет пять рабочих дней, чтобы рассмотреть ваши документы и поставить филиал на учет.
4. Открываем расчетный счет.
Вне зависимости от того, будет у нового подразделения отдельный баланс или нет, компания может открыть обособленный расчетный счет для филиала. Распоряжаться счетом будет новый директор отделения. В мае 2014 года с предпринимателей и ООО сняли обязанность сообщать в ПФР, ФНС и ФСС об открытии отдельного счета. Эту функцию выполняет сотрудник банка (ФЗ от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ).
Компания может открыть обособленный расчетный счет для филиала. Распоряжаться счетом будет новый директор отделения.
Документы для открытия счета предоставляются в выбранное отделение банка согласно перечню, который установлен ЦБ РФ от 14 сентября 2006 года N 28-И:
- Свидетельство о регистрации ООО.
- Учредительная документация.
- Копия лицензии на вид деятельности.
- Карточка доверительного лица и подтверждающая документация для распоряжения счетом.
- Справка об учете головной организации в налоговых органах.
- Справка из регионального ПФР.
Какие бывают структурные подразделения организации
Создание подразделений основывается на данных о виде деятельности, численности личного состава, местоположения и иных характеристиках. Рассмотрим такой пример: фирма изготавливает бетонные блоки, рекламный отдел занимается сбытом, а учет лежит на бухгалтерии. Но при этом есть значительная разница между различными субъектами. Так, структурные подразделения строительной организации существенно отличаются от того, что есть в составе банковских учреждений. Также учитывается и специфика координации действий различных отделов. Чем большего размера организация, тем важней становится вопрос управления.
В качестве основы была взята классификация, в рамках которой выделяют 61 отдел. Они будут более-менее структурированы по сходству выполняемых ими обязанностей. Также следует отметить, что на практике их названия могут иметь немного другой вид, но суть от этого не меняется. Более детально с этим поможет ознакомиться внутреннее положение. Структурные подразделения образовательной организации и коммерческого предприятия разнятся из-за разных целей. Так что при изучении конкретных субъектов это нужно учитывать. Ведь преследуются разные цели, над достижением которых и работают структурные подразделения организации. Виды же существуют следующие.
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба научно-технической информации.
- Опытный цех.
- Отдел главного технолога.
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.
Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы
Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах.
Первое и главное, что нужно сказать: уведомление можно писать в произвольной форме, поскольку на сегодня установленного на законодательном уровне унифицированного его образца нет. Допустимо также использовать разработанный и утвержденный в организации собственный шаблон документа – если таковой, конечно, имеет место быть. В любом случае, формат уведомления следует обозначить в локальных актах предприятия (т.к. представитель инспекции по труду при проверке жалобы работника может поинтересоваться этим вопросом).
Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать.
Уведомление можно составлять на простом чистом листе любого подходящего формата (обычно применяется А4 или А5) или же на фирменном бланке (опять же если такое условие прописано в учетной политике компании). Писать его разрешается вручную или набирать на компьютере с последующим распечатыванием – оба эти варианта вполне приемлемы.
Уведомление лучше сформировать в двух одинаковых экземплярах. Один надо вручить работнику, второй оставить в организации (предварительно получив на нем подпись сотрудника о вручении ему копии). Информацию об уведомлении нужно внести в специальный учетный журнал (он хранится либо в отделе кадров, либо в секретариате).
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Особенности выбора оргструктуры предприятия
Организационная структура – это база для выполнения функций управления предприятием. Так, под ней понимают состав, подчиненность, взаимодействие и распределение работ между отдельными сотрудниками и целыми подразделениями.
Говоря простым языком, организационная структура предприятия – это совокупность подразделений, а также управленцев во главе с генеральным директором. Ее выбор зависит от множества факторов:
- возраст организации (чем моложе компания, тем проще ее оргструктура);
- организационно-правовая форма (АО, ООО, ИП, …);
- сфера деятельности;
- масштаб компании (количество сотрудников, отделов и проч.);
- технологии, задействованные в работе компании;
- связи внутри и за пределами фирмы.
Конечно, при рассмотрении организационной структуры управления необходимо принимать во внимание и такие особенности компании, как уровни взаимодействия. Например, то как взаимодействуют между собой отделы фирмы, сотрудники с сотрудниками и даже сама организация с внешней средой.
Руководитель структурного подразделения — это кто, кем он может быть назначен
Руководитель структурного подразделения — это работник, на которого возложена непосредственная ответственность за выполнение поставленных задач. Методики и модель управления делегируются высшим руководством организации или могут выбираться руководителем отдела, сектора, участка, цеха самостоятельно.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, , приведет пример создания службы охраны труда в виде отдельного звена.
Работа созданной ячейки должна быть гибкой. Это позволит максимально быстро реагировать на все изменения, происходящие не только внутри организации, но и во внешней среде, на рынке труда. Учитывая, что звено отвечает за соответствующую сферу деятельности, работа всех единиц ячейки должна быть специализированной. Нагрузка на руководителя не должна быть чрезмерно большой.
Дивизиональная структура организации
Дивизиональная структура — это форма организации, при которой предприятие делится на разные дивизии или подразделения, каждое из которых специализируется на отдельном виде деятельности или отдельном рынке.
Дивизиональная структура организации может быть эффективной в случаях, когда компания имеет разнообразный бизнес или занимается деятельностью на разных рынках. Такая структура позволяет управлять каждой дивизией отдельно, давая возможность быстро принимать решения и адаптироваться к изменениям условий на рынке.
Функции дивизиональной структуры:
- Разделение организации на самостоятельные подразделения. Каждая дивизия отвечает за свою сферу деятельности и имеет собственное руководство.
- Специализация по видам деятельности. Каждая дивизия занимается определенным видом бизнеса или действует на определенном рынке, что позволяет сосредоточиться на своих сильных сторонах.
- Гибкость и адаптивность. Дивизиональная структура позволяет быстро реагировать на изменения внешней среды и принимать решения на местах, что способствует улучшению конкурентоспособности организации.
- Контроль и координация. Центральное руководство осуществляет контроль над дивизиями, а также координирует их работу для обеспечения общих целей организации.
Примером компании, использующей дивизиональную структуру, является корпорация General Electric. У нее есть несколько дивизий, каждая из которых специализируется на определенной отрасли: энергетика и оборонная промышленность, медицина и финансы.
Функциональная структура организации
Функциональная структура является одной из наиболее распространенных организационных структур. Она представляет собой группировку сотрудников организации по функциональным отделам, основанным на специализации их работы.
Функциональная структура организации обычно имеет следующую иерархическую структуру:
- Руководитель организации
- Высший руководитель
- Функциональные менеджеры
- Функциональные менеджеры
- Отдел/подразделение 1
- Сотрудники отдела/подразделения 1
- Сотрудники отдела/подразделения 1
- Отдел/подразделение 2
- Сотрудники отдела/подразделения 2
- Сотрудники отдела/подразделения 2
Каждый отдел/подразделение функциональной структуры отвечает за определенные функции и задачи организации. Например, отдел маркетинга занимается рекламой и продвижением продукции, отдел производства отвечает за производственные процессы и т.д.
Преимущества функциональной структуры организации:
- Контроль и координация работы внутри каждого отдела/подразделения;
- Эффективное использование специалистов в соответствии с их навыками и компетенцией;
- Снижение затрат на дублирование и повторение работ, за счет группировки схожих функций в одном отделе/подразделении.
Недостатки функциональной структуры организации:
- Повышенная вертикальность структуры, что может затруднить коммуникацию и принятие оперативных решений;
- Ограничения в горизонтальных связях между различными отделами/подразделениями, что может привести к отсечению информации и замедлению процессов;
- Неэффективное использование общих ресурсов организации, так как они могут быть разделены между разными функциональными отделами/подразделениями.
Функциональная структура организации может быть применима в различных отраслях и типах организаций. Важно учитывать специфику деятельности и потребности организации при выборе и разработке структурной модели.
Примеры структурных подразделений
1. Отдел производства
Отдел производства является одним из основных структурных подразделений организации. В его компетенцию входит организация и контроль производственного процесса, обеспечение эффективной работы производственных линий и управление персоналом, занятым в производстве. Отдел производства может включать в себя различные подразделения, такие как сборочное производство, цех контроля качества, складское хозяйство и др.
2. Финансовый отдел
Финансовый отдел отвечает за финансовое планирование, учет, анализ и контроль финансовых ресурсов организации. Сотрудники этого отдела занимаются составлением бюджета, ведением бухгалтерии, финансовым анализом и отчетностью перед руководством компании и внешними заинтересованными лицами. В финансовом отделе также может работать отдельная группа специалистов по налоговому учету и учету долговой нагрузки.
3. IT-отдел
IT-отдел отвечает за информационные технологии в организации. В его задачи входят разработка и поддержка информационных систем, обеспечение безопасности данных, управление IT-инфраструктурой, техническая поддержка пользователей и другие аспекты, связанные с информационными технологиями. IT-отдел может включать в себя различные подразделения, такие как отдел разработки программного обеспечения, отдел технической поддержки и отдел информационной безопасности.
4. Отдел продаж
Отдел продаж отвечает за сбыт продукции или услуг организации. Задачами этого отдела являются поиск и привлечение клиентов, заключение сделок, разработка и реализация стратегий продаж, управление отношениями с клиентами и другие аспекты, связанные с продажами. Отдел продаж может быть разделен на различные подразделения в зависимости от типа продукции или услуг, например, отдел розничных продаж, отдел корпоративных продаж и др.
5. Отдел кадров
Отдел кадров отвечает за управление персоналом организации. Его задачами являются подбор и найм сотрудников, организация обучения и развития персонала, управление кадровыми процессами (оценка, мотивация, стимулирование, разрешение конфликтов), а также поддержание удовлетворенности сотрудников и создание благоприятной рабочей атмосферы. Отдел кадров может также отвечать за организацию внутренних мероприятий и корпоративной культуры.
Примеры структурных подразделений
Структурные подразделения могут различаться в зависимости от типа организации и ее целей. Ниже приведены несколько примеров структурных подразделений, которые могут встречаться в организациях разных сфер деятельности:
1. Финансовый отдел: ответственный за финансовые операции, обработку финансовой информации, управление бюджетом и финансовым планированием.
2. Отдел маркетинга: занимается разработкой и реализацией маркетинговых стратегий, анализом рынка, проведением исследований и рекламными кампаниями.
3. Производственный отдел: отвечает за организацию и контроль производственных процессов, планирование производства и управление запасами.
4. ИТ-отдел: занимается разработкой, поддержкой и обновлением компьютерных систем и программного обеспечения, а также обеспечением безопасности информации.
5. Человеческие ресурсы: отвечают за найм, обучение, управление персоналом, разработку политик и процедур в области управления персоналом.
Это только некоторые примеры структурных подразделений, и организации могут иметь различные комбинации их в зависимости от своих потребностей и целей.